Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчет из собственных средств работника 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Авансовый отчет содержит отрывную расписку о принятии документа к проверке. После ее заполнения бухгалтером расписка выдается подотчетнику. В расписке указывается Ф.И.О. подотчетника, реквизиты отчета, сумма выданных средств и количество подтверждающих документов.
Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику.
Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме.
НДФЛ и взносы с подотчетных сумм без авансового отчета
Эту часть заполняет только бухгалтер. В ней нужно отразить такую информацию:
- Название компании (допускается сокращенная версия).
- Коды по системе ОКУД и ОКПО.
- Номер и дата составления документа.
- Выданная сумма цифрами и прописью.
- Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) генерального директора.
- Структурное подразделение, где работает подотчетное лицо, которому выдаются наличные.
- Фамилия, инициалы подотчетного лица, его должность.
- Назначение выдачи аванса – часто указывают «хозрасходы».
- Отметка о выдаче средств, о фактическом размере истраченных денег, а также об остатке, возвращенном в бухгалтерию.
- При возникновении перерасхода также указывается соответствующая сумма.
- Бухгалтерская запись (графы дебет и кредит).
- Сумма, выданная фактически (с учетом перерасхода или неполного освоения), цифрами и прописью.
- ФИО, должность, подписи, расшифровки подписей (фамилии, инициалы) главного бухгалтера и бухгалтера.
- Также в конце первой части необходимо прописать сумму, которая была внесена или которая была дополнительно выдана после приобретения покупки. Это единственная графа, в которой нужно аккуратно зачеркнуть лишнюю отметку («Остаток внесен» либо «Перерасход выдан»). Сумма указывается только цифрами с точностью до копеек. Также необходимо указать реквизиты соответствующего кассового ордера.
Помните: БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, даже ИП, обязали выдавать покупателям фискальные кассовые чеки.
А вот форматы унифицированных бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных документов можно расширять и сужать графы и строки, включать дополнительные строки (в том числе свободные) и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Обязанности наших бухгалтеров можно взять за основу, если выдачу наличности (пополнение карт) ваш бухгалтер по авансовым отчетам не осуществляет.
Авансовый отчет: образец заполнения — 2021
Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций.
При выдаче денег кассир обязан убедиться, что выдает деньги лицу, указанному в расходном ордере или ведомости. Но теперь проверять паспорт не обязательно. Кассир сам может решить, какое подтверждение потребовать.
Например, наша компания страхует свою профессиональную ответственность. В отличие от других компаний, мы готовы компенсировать клиентам убытки, которые теоретически могут возникнуть вне рамок страховых случаев, но по нашей вине. Более того, убытки мы готовы возместить и тем компаниям, которые перестали быть нашими клиентами.
Расчеты с подотчетными лицами в 2021
Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.
Теперь организации и ИП могут решать самостоятельно, через какой период времени работник должен сдать авансовый отчет. Выдавать деньги работнику снова можно даже тогда, когда он еще не отчитался за прошлые суммы.
Организации и ИП – субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть на конец рабочего дня в кассе можно оставлять любую нужную сумму.
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов.
Если по каким-то причинам график документооборота в компании отсутствует, бухгалтер может использовать свое право вносить предложения по повышению эффективности своего труда, предложив ввести график.
Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.
Срок подачи подотчетником авансового отчета определяется руководителем компании. Именно это положение пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У было откорректировано Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Ранее этот промежуток времени составлял три рабочих дня. Cроки подачи авансовых отчетов нужно отразить в ЛНА, тогда не придется каждый раз указывать их в заявлении или в приказе о выдаче средств.
Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в срок, установленный работодателем, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.
Срок подачи подотчетником авансового отчета определяется руководителем компании. Именно это положение пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У было откорректировано Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Ранее этот промежуток времени составлял три рабочих дня. Cроки подачи авансовых отчетов нужно отразить в ЛНА, тогда не придется каждый раз указывать их в заявлении или в приказе о выдаче средств.
ИП вправе не оформлять перечисленные выше кассовые документы, если они ведут налоговый учет. То есть учитывают доходы, расходы, физические показатели – данные, которые нужны для правильного расчета налогов.
Какие операции могут заинтересовать контролеров
Авансовый отчет — это документ, при помощи которого сотрудники подтверждают потраченные суммы, выданные им ранее. Заполнять и сдавать его следует по определенным правилам, иначе работодатель накажет за несоблюдение кассовой дисциплины.
Унифицированная форма №АО-1 состоит из двух частей: в одну вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Хозяйственные операции, проводимые компанией, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухучет (ст. 9 Закона № 129-ФЗ). К учету принимаются документы, которые составлены в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, содержащимися в специальных альбомах.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится.
Хотя правила наличных расчетов (п. 1 Указаний ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У) и содержат еще несколько вариантов, на практике такие ситуации встречаются редко. Например: можно напрямую истратить наличку, поступившую по договору займа от МФО или ломбарда.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.
Налоговики, особенно начинающие, с особым интересом рассматривают авансовые отчеты, даже если проверка не по НДФЛ. Нередко требуют авансовые отчеты и банки.
Бухгалтер со своей стороны присваивает отчету номер и ставит дату. На лицевой стороне прописывает наименование юрлица (Ф.И.О. ИП), подразделение, фамилию с инициалами, должность и табельный номер работника, а также назначение аванса.
Документы для выдачи денег под отчёт
Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2020-2021 годах (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.
Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
В комментируемом письме Минфин России рассмотрел следующую ситуацию. Компания осуществляет расчеты только с использованием корпоративных кредитовых и дебетовых карт. Соответственно на руки подотчетному лицу выдаются не наличные денежные средства, а вышеназванные карточки.
Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.
Пример составления авансового отчета
Перед составлением документа необходимо правильно оформить выдачу средств под отчет. Основанием для осуществления этой процедуры является приказ руководителя или одобренного им заявления от подотчетного лица. Выдача денег оформляется РКО (п. 6.3 указаний).
Если средства переводятся, минуя кассу, на счет подотчетного лица, в приказе или в заявлении нужно отразить банковские реквизиты получателя. Что касается заполнения платежки, в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными. К примеру, «Аванс на командировочные расходы» или «Аванс на хознужды».
Проверенный и проведенный авансовый отчет подшивается либо к кассовым документам, либо в отдельное дело. Это связано с тем, что срок хранения авансового отчета в некоторых случаях будет зависеть о того, какие расходы в нем отражаются.
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Удалять какие-либо показатели из формы нельзя. Поэтому в рассматриваемой ситуации авансовые отчеты, представленные подотчетными лицами по форме, разработанной компанией, приниматься к учету не должны.
Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.
Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?