Образец Составления Графика Отпусков На 2024 Год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец Составления Графика Отпусков На 2024 Год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Подробнее см.: «График отпусков: если ребенку многодетного родителя в следующем году исполняется 12 лет».

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков — образец заполнения размещен на нашем сайте — должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

Источники:

Трудовой кодекс РФ
Федеральный закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ
Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ
Федеральный закон от 30.11.2011 № 342-ФЗ
Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Правила составления графика отпусков на 2024 год

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

внести изменения в сводный график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

При составлении графика отпусков на 2024 г. учтите следующие моменты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:

суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
суббота 20 февраля — понедельник 22 февраля.

Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день — с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода — с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России — с 12 по 14 июня, а День народного единства — с 4 по 7 ноября.

Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.

Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:

несовершеннолетние работники;
женщины перед отпуском по БиР или после него;
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.

К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.

График отпусков на 2024 год

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды — по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2024 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.

Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.

В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.

Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2024 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря предыдущего года. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.

Важно!

Речь идет именно об утверждении отпускного распорядка. Если график составлен, но не подписан руководством, его можно назвать лишь проектом. При проверке это сочтут нарушением.

График отпусков на 2024 год: особенности составления, форма

Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:

30000–50000 рублей — для компаний.
1000–5000 рублей — для ИП.
1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.

Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.

Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.

Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности их замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:

Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.

Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:

Инвалиды — 30 дней.
Несовершеннолетние — 31 день.
Работающие на производстве химоружия — 56 дней.

Все прописанные в законе сроки отпусков — минимальные. Работодатель может предоставлять работникам более длительный отпуск. Главное прописать это в локальных нормативных актах.

Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней. Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.

Наиболее острый вопрос — надо ли утверждать график отпусков приказом? Закон не дает однозначного ответа и не требует издавать отдельный приказ, поэтому мнения специалистов разделились. Ясно одно — утверждать график обязательно.

В унифицированной форме Т-7 есть выделенная графа для подписи руководителя компании. Эта подпись, по сути, и является утверждением. Однако если в ваших локальных правилах есть пункт о приказе, необходимо издать и его. Отдельное распоряжение нужно и там, где используют самостоятельно разработанные формы без графы для подписи главы компании. Подпись руководителя кадровой службы не означает, что график утвержден. На предприятии есть профсоюз? Не забудьте согласовать план и с ним.

Второй важный момент — надо ли знакомить работников под подпись? Он напрямую связан с определением, является ли график отпусков нормативным актом. Здесь тоже нет четкости со стороны закона. В судебной и административной практике есть примеры признания отпускного плана локальным нормативным актом и назначения работодателям наказаний за отсутствие подписей ознакомленных работников.

Другие вопросы о ЛНА разбираем в этой статье.

Мы рекомендуем ознакомить персонал с графиком сразу после его утверждения. Это можно сделать двумя способами:

Предусмотреть непосредственно в таблице графу «Ознакомлен».
Оформить отдельным приложением к графику бланк ознакомления.

Подытоживая все вышесказанное, можно составить такой алгоритм.

Шаг 1. Соберите пожелания работников о периодах отдыха. Помните, что некоторым категориям сотрудников вы обязаны идти навстречу. Даже если какой-то участок «оголится» на время. На этом этапе могут понадобиться переговоры с сотрудниками.

Шаг 2. Проанализируйте производственные нужды и возможности замещения. Составьте проект графика с учетом государственных нерабочих дней и неиспользованных отпусков, если у кого-то они есть. В первую очередь проставьте периоды для льготников, затем — для всех остальных.

Шаг 3. Согласуйте проект с представителем профсоюза, если этот орган есть на вашем предприятии.

Шаг 4. Утвердите график отпусков на 2024 год. Срок — до 17 декабря 2020-го.

Шаг 5. Ознакомьте персонал под подпись.

Составленный график — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса.

Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2024 год

Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Согласно требованиям ст. 123 ТК РФ все работодатели обязаны составлять график отпусков.

График содержит в себе даты отпусков персона на предстоящий календарный год и утверждается внутренним приказом руководителя за 2 недели до окончания текущего года, то есть до 17 декабря.

График отпусков может быть использован работодателем в следующих целях:

позволяет грамотно спланировать свои расходы, что позволит обеспечить своевременную выплату отпускных
есть время решить вопрос делегирования обязанностей временно отсутствующего работника
отследить количество положенных и использованных дней отпуска
снижение объёма бумажных документов, поскольку при наличии графика заявления на отпуск с сотрудников можно не собирать

В действительности довольно сложно чётко выдержать сроки отпусков, утверждённые в графике. В ходе осуществления деятельности работодатель может столкнуться с ситуацией, когда период отпуска необходимо перенести.

Если переноса отпуска не избежать, то соответствующую информацию необходимо обязательно отразить в графике. В качестве основания для переноса может быть использовано заявление сотрудника или приказ об отзыве. В графе 8 формы № Т-7 указывается основание, в графе 9 – новая дата отпуска.
Отпуск может быть разделён на части. Основанием будет являться заявление сотрудника. Стоит помнить, что одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.
В документе рекомендуется ввести графу «С изменениями ознакомлен», в которой сотрудники будут оставлять личную подпись, свидетельствующую о согласии с внесёнными в график корректировками.
Работодателям необходимо установить определённый срок, в течение которого сотрудники могут подать заявление о внесении изменений в утверждённый график отпусков.
В отношении персонала, принятого в течение календарного года, работодатель самостоятельно решает: внести изменения в утверждённый график или предоставить отпуск только на основании заявления.

В той же ст. 123 ТК РФ указан срок составления графика отпусков – не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть каждый год нужно составлять его до 15 декабря.

Если в течение календарного года принимаются новые сотрудники, которые уходят в отпуск по истечении шести месяцев или раньше, им отпуск предоставить можно только по заявлению или утвердить дополнительный график.

Далее расскажем, как принимается в организации график отпусков на 2024 год: как составить, заполнить и утвердить по новым правилам этот документ. Сразу надо сказать, что изменений в ТК РФ в ст. 123 не вносилось с 2006 года. Порядок остается прежним, последние изменения связаны с очередностью предоставления отпусков, ФЗ-360 установил возможность выбора периода отпуска по своему усмотрению для работников, имеющих 3 и более детей. Такое право есть и у других категорий работников (беременные, несовершеннолетние, воспитывающие детей-инвалидов и т.д.).

Заполняем столбцы 1-6. Корректное заполнение графика отпусков в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:

названия структурных подразделений;
наименование должности;
Ф.И.О. (полностью);
длительность отдыха в календарных днях;
дата начала.

Если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

ВАЖНО! График (оригинал) ранее хранился в отделе кадров в течение 12 месяцев. Но приказ 25.08.2010 № 558 утратил свою силу после опубликования приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Им установлен новый срок хранения документа — 3 года.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. График на 2024 хранится до 31.12.2024 включительно.

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (скачать бланк графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.

Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.

Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.

Также, имея график отпусков:

недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
своевременно выплачиваются отпускные.

В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).

Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.

Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.

Есть категории сотрудников, которые могут идти в отпуск до истечения 6-месячного периода работы или вне зависимости от утвержденного графика отпусков.

Это:

женщины – перед декретным отпуском или сразу после него;
сотрудники, которые усыновили младенцев возрастом до 3-х месяцев;
молодые сотрудники, младше 18 лет;
мужья, чьи жены находятся в декретном отпуске;
родитель (или приемный родитель/опекун), который воспитывает ребенка-инвалида младше 18 лет;
сотрудники, имеющие награды «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР»;
совместители;
чернобыльцы;
ветераны боевых действий;
герои труда;
другие категории работников.

Данные категории работников имеют право на ежегодный отпуск в то время, когда им удобно. Данное право необходимо учитывать перед тем, как составить график отпусков.

Как правильно составить график отпусков, если невозможно планировать отпуска льготных категорий сотрудников? В таком случае целесообразно предложить работнику-льготнику написать заявление на удобные для него даты отпуска.

Когда график отпусков сформирован на основе письменного пожелания работника (заявления), изменить даты отпуска льготнику можно только по согласованию сторон.

Если работник льготной категории считает, что его право на предоставление отпуска в удобное для него время нарушено, он имеет право обратиться за защитой своих интересов в суд.

Заполняем образец графика отпусков на 2024 год

Как было отмечено выше, при приеме новых сотрудников можно внести дополнения в уже утвержденный график. В законодательстве не прописан порядок действий в этом случае.

Разберем 2 практических варианта, которые можно использовать без нарушения ТК РФ.

Первый и самый простой способ – это к ранее утвержденному графику сделать приложение. В данное приложение добавить новых сотрудников. И делать так можно в течение года несколько раз – при приеме новых сотрудников, у которых возникнет право на отпуск.

Второй способ не предполагает внесение изменений в ранее утвержденный график отпусков. Если у работника, принятого в данную компанию и у которого не утверждены даты отпуска в графике, возникает желание отдохнуть, он пишет заявление. Если с работодателем удается договориться, работник идет в отпуск. Если нет – продолжает работать, т. к. отсутствие на рабочем месте может быть расценено как прогул.

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Предлагаем в качестве примера, как составить график отпусков на 2020 год, образец заполнения унифицированного бланка. Представленный вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он же поможет и тем кадровикам, которые хотят узнать, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

кто и в какие сроки утверждает график;
в какой период знакомит сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»

(ООО «Пион»)

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

Как составить график отпусков в 2024 году?

График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.

Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.

При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.

Законодательство не предусматривает определенного порядка действий работодателя при составлении графика отпусков. Примерный порядок действий может быть следующим:

сбор информации у сотрудников об их планах на отпуск;
обработка сведений ответственными лицами;
заполнение графика;
согласование заполненного графика с профсоюзом;
утверждение руководителем графика;
ознакомление сотрудников с утвержденным документом.

Порядок действий при составлении графика отпусков	Лицо, ответственное за данный этап
Издание приказа о составлении графика отпусков	Руководитель компании
Предоставление руководителям структурных подразделений информации о положенных работникам отпусках (основные и дополнительные отпуска)	Сотрудник кадрового отдела
Сбор информации с работников о желаемых датах отпуска	Руководители структурных подразделений
Заполнение ведомости планируемых отпусков и согласование отпуска сотрудниками с непосредственными руководителями	Руководители структурных подразделений
Направление подготовленной ведомости в кадровый отдел	Руководители структурных подразделений
Составление проекта графика отпусков	Сотрудник кадрового отдела
Утверждение графика отпусков	Руководитель компании
Ознакомление с графиком сотрудников компании	Сотрудник кадрового отдела

Трудовым законодательством не установлены конкретные сроки, в которые с работников нужно собрать информацию об отдыхе. Но компания должна сделать это в такой срок, чтобы сотрудник, ответственный за составление графика, успел обработать необходимую информацию. Это следует из того, что обязанностью работодателя является предоставление отпуска всем работникам, но сделать это он должен так, чтобы не было перерывов в производственном процессе. В связи с этом не всегда желания работников об отдыхе совпадают с возможностями работодателя и последний вправе эти даты изменить.

Вопрос: Что делать, если за 2 недели до нового года составить и утвердить график отпусков?

Ответ: Утвердить график отпусков можно и позже, но сделать это задним числом. Главное, чтобы утверждение произошло до проверки контролирующими органами. В этом случае штрафы начисляться не будут.

Вопрос: Многодетные работники вправе выбирать себе удобное время для отпуска?

Ответ: Да, но не все. Самостоятельно определиться с датой отпуска могут работники, у которых не менее 3 детей в возрасте до 12 лет. Таким работникам отказать в предоставлении отпуска нельзя. То есть, если у работника действительно 3 детей, но одному из них уже более 12 лет, то выбирать себе дату отпуска без согласования с работодателем он не вправе.

Вопрос: Работник в декабре написал заявление об увольнении. Нужно ли его включать в график отпусков на следующий год?

Ответ: Нужно, в график следует включить всех сотрудников компании, даже тех, кто подал заявление об увольнении. Это связано с тем, что работник имеет право свое заявление отозвать. А значит в график придется вносить изменения.

Форму Т-7 заполняют на основании утвержденных правил. В ее верхней части указывают данные работодателя, номер документа, дату его составления, а также год, на который утверждают график отпусков.

В основной части, которая представлена таблицей, графы заполняют таким образом:

в графе 1 указывают название структурного подразделения;
в графе 2 — специальность/должность/профессию работника в соответствии со штатным расписанием;
в графе 3 — фамилию, имя и отчество работника;
в графе 4 — табельный номер, если работодатель каждому сотруднику присваивает его ;
в графе 5 — количество календарных дней положенного отпуска;
в графе 6 — дату запланированного отпуска;
в графе 7 — дату фактического ухода сотрудника в отпуск.

Если в график отпусков нужно внести корректировки, например, при переносе отпуска с согласия сотрудника и работодателя, заполняют такие графы:

Графу 8. В ней указывают документ, в соответствии с которым производится перенос отпуска.
Графу 9. Прописывают дату начала использования отпуска или его части.
Графу 10. В ней указывают дополнительные сведения. Например, причину переноса отпуска.

Если сотрудник желает, чтобы ему компенсировали неиспользованный отпуск, соответствующую пометку делают в графе 10. Прописывают номер приказа о замене части отпуска компенсацией.

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков. Работникам, которые трудятся по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Именно для этого и составляют график отпусков (ст. 123 ТК).

График рекомендуют составлять по каждой структурной единице. Затем, расписание дней отдыха передают в кадровую службу. Там данные сводят в единую базу. До официального утверждения графика, сводная таблица с датами представляет собой только проект. После того, как график завизируют все необходимые лица, документ направляют в профсоюзный орган (ст. 372 ТК). Правда при условии, что в компании есть профсоюз.

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)