Исправление ошибки в трудовой книжке: образец 2024 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исправление ошибки в трудовой книжке: образец 2024 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

Трудовой кодекс РФ;
Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции.

Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями.

Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Помарки и ошибки могут обнаружиться в дате рождения, которая указывается на титульном листе. Работодатель, заметивший неточность или невозможность однозначно истолковать какую-либо из цифр, может зачеркнуть дату и над ней сделать правильную запись. Такое право следует из п. 26 Правил ведения трудовых книжек. При этом на обратной стороне обложки обязательно должна присутствовать ссылка на документ, по которому взята дата рождения. Это паспорт или свидетельство о рождении.

В случае изменения наименования работодателя обязательно вносятся сведения об этом во все трудовые книжки работников, трудящихся в организации на данный момент. Процедура регламентирована п. 3.2 Инструкции о заполнении:

производится запись отдельной строкой;
в разделе сведений о работе (графа 3) отображается информация о переименовании с указанием нового и даты изменения;
в графе 4 должны содержаться сведения о документе, на основании которого произошло переименование.

При этом следует обратить внимание, что запись производится в строке без номера.

Сведения о переименовании работодателя

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
Акционерное общество «Интернет-Право» (АО «Интернет-Право»)
1	20	02	2020	Принят в отдел корпоративного права на должность юрисконсульта	Приказ от 20.02.2020 № 12/17
Акционерное общество «Интернет-Право» (АО «Интернет-Право») с 21.02.2020 переименовано в акционерное общество «Правовое поле» (АО «Правовое поле»)	Протокол общего собрания акционеров от 15.02.2020 № 4

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.

Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.

Обращаем внимание, что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.

Прежде чем предпринимать какие-то действия при обнаружении вызывающих сомнения пометок в ТК, необходимо четко понимать используемую терминологию при работе с ТК. Это относится к терминам «исправление», «изменение», «дополнение».

Термин «исправление» используется в случаях, предполагающих замену в рассматриваемом документе некорректной пометки. Термины «изменение» и «дополнение» предполагают изменение или дополнение сведений, соответственно.

Правильность и варианты исправления неверной информации зависят от раздела ТК, в котором она допущена. Разберем наиболее распространенные случаи появления некорректной заметки.

С ошибкой на «титулке» часто сталкиваются женщины, так как их фамилия изменяется по случаю выхода замуж и взятия фамилии мужа.

Аналогичная ситуация возникает при расторжении брака, когда женщина не хочет носить фамилию бывшего супруга.

Исправление ошибочных записей в трудовой книжке: образец 2024 года

Если работнику не удалось добиться исправлений, он имеет право обратиться в судебную инстанцию с иском к работодателю. Такой вариант часто используется гражданами при незаконном расторжении договора труда со стороны работодателя.

Если незаконность увольнения или перемещения работника установлена судебным разбирательством, то суд своим решением обязывает руководителя, нарушившего закон, восстановить работника на работу и внести соответствующие исправления в ТК пострадавшего.

Вкладыш в трудовой открывается в тех случаях, когда в ней исчерпан ресурс для новых сведений. Выдача вкладыша фиксируется на внутренней стороне титульного листа трудовой: заносится серия и номер нового вкладыша.

Если ошибка допускается и выявляется в начале оформления вкладыша, то он ликвидируется с составлением акта. После этого оформляется новый вкладыш, номер которого также фиксируется на титульном листе ТК.

Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2024 год, исправления вносятся такими способами:

Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).

В случае обнаружения в записи ошибок – работодатель, согласно действующему законодательству – может исправить её лишь признав данную запись неверной. Данное правило применимо к информации, которая содержится в разделах о награждениях работника и о работе.

Признать запись недействительной – можно одним из следующих способов:

Работодатель ставит соответствующую отметку о том, что такая-то (необходимо указать номер записи) запись недействительна, после чего – он обязан внести верные данные. Проще говоря, данное исправление делается двумя строками, которые имеют разные порядковые номера.
В одной из записей признаётся недействительность информации и поясняется причина. К примеру, можно написать «запись №4523 является недействительной, так как сотрудник был восстановлен на рабочем месте».

Неточные или же неправильные реквизиты приказа – классифицируются законодателем как ошибка, а их исправление происходит в общем порядке.

Ошибки, найденные в разделе «Сведения о награждения», аналогично вышеописанным типам – нельзя вносить при помощи зачёркивания! А потому, при их выявлении – работодатель обязан признать запись недействительной с последующей простановкой верных данных или отменить запись с обязательным указанием основания для отмены (к примеру – запись за номером №2321 признана недействительной в связи с имеющейся в ней ошибкой в приказе о награждении сотрудника ФИО).

Иногда случается так, что у сотрудника меняются личные данные, что, безусловно – не относится к ошибкам, хотя и требует скорейшего исправления. Для этого работодатель должен:

Перечеркнуть одной прямой чертой неактуальную запись (так, чтобы она оставалась читабельной), после чего – записать рядом или немного выше правильную актуальную информацию.
Сделать соответствующую запись об этом на обложке документа, указав документы, которые выступили основанием для такого исправления.

Аналогично вышеописанному способу – меняют и неправильную дату рождения.

Если же сотрудник меняет фамилию после вступления в брак – в качестве законного основания для внесения изменения, всё равно, выступает его паспорт. Всё дело в том, что информация вносится в трудовую на основании основного документа удостоверяющего личность сотрудника, а свидетельство о заключении брака – таковым не является!

Как мы упоминали в самом начале статьи – запись может быть признана недействительной, если она содержит какие-либо ошибки. При этом, сам законодатель не устанавливает определённый раздел для подобных ошибок, а потому – всякая запись, содержащая ошибку – должна считаться недействительной и должна быть исправлена!

Рассматриваемые ошибки могут быть как орфографическими, так и фактическими. К примеру, прошлый работодатель мог сделать опечатку в должности сотрудника, и такая ошибка — должна быть исправлена, особенно, если наличие указанной должности даёт работнику какие-то льготы (например, право на досрочную пенсию).

Как видите, недействительная запись в трудовой книжке образец 2024 года которой Вы можете увидеть на фотографиях, опубликованных в этой статье – должна исправляться в обязательном порядке одним из установленных законодателем способов.

Если же у Вас остались вопросы – рекомендуем задать их нашим специалистам и получить бесплатную консультацию прямо сейчас!

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Ошибиться может каждый: исправления в трудовой книжке

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

Трудовой кодекс РФ;
Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке

К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Если работником установлена некорректная пометка в ТК, то ему рекомендуется обратиться в отдел по работе с персоналом, так как вопросы корректного оформления ТК отнесены к компетенции сотрудников этого отдела. Однако не каждое предприятие содержит в своей структуре такой отдел.

В этой ситуации законодательством РФ разрешается оформление ТК лично работодателю, либо другому специалисту организации, назначенному приказом.

Физическому лицу, предоставившему гражданину работу, законом запрещено делать корректировки в ТК.

При выявлении некорректной информации в рассматриваемом документе, работнику следует:

поставить в известность работодателя о выявленных некорректных данных в ТК и необходимости их корректировки;
предоставить уполномоченному лицу документы о правомерности сведений; подлежащих внесению взамен ошибочных.

Для коррекции сведений приемлемы следующие общие правила:

Правила корректировки ошибок в трудовой книжке

Когда сделавшая ошибку в ТК организация реорганизована или прекратила существование на момент обнаружения некорректной записи, исправление делается правопреемником предприятия или вышестоящей правомочной инстанцией. Если указанные варианты отсутствуют, эта проблема решается в архиве предприятия.

Коррективы делаются шариковой или перьевой ручкой, содержащей водостойкую и светостойкую пасту фиолетового, темно-синего или черного цвета. Сокращения не допускаются.

Неправильное изменение фамилии работника в «титулке» трудовой книжки

Исправление этой некорректности возможно, согласно требованиям п. 2.3 Инструкции, при наличии:

паспорта;
свидетельства о рождении;
свидетельства о браке или расторжении брака;
свидетельства о предыдущем изменении фамилии и др.

Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 — дата увольнения;
в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).

Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:

уволен по сокращению штата;
уволен в связи с ликвидацией;
уволен по собственному желанию;
уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.

Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.

Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.

Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.

Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:

если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).

При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:

по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.

Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.

Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.

Исправление ошибочных записей в трудовых книжках

Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.

Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.

Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.

При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.

Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:

запись о приеме (с ошибкой);
запись о переводе;
запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.

То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.

В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).

В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.

В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).

Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.

Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.

А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.

В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.

Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.

Так, изменения и дополнения, вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.

В дальнейшем и будем из этого исходить.

При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.

Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела «Сведения о работе»¹. Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка – не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.

Ирина 01.09.2020, 10:59

В трудовую книжку забыли внести запись о том, что когда то был индивидуальным предпринимателем. Как внести такие данные в книжку, если есть уже другие записи?

Свежие
Посещаемые

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений: в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивать запрещено (п. 30 Постановления № 225). Помните: зачеркивать можно только на титульном листе. В остальных случаях единственный возможный вариант — это признать запись недействительной, а затем внести новую, правильную запись.

Новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации, зависит от ситуации. Это может быть справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных.

А вот свидетельские показания никакой юридической силы не имеют.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают сведения с правильными датами.

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько ошибочных.

Помните, что исправлять нужно и орфографические ошибки. Особенно если орфографическая ошибка допущена в специальности, названии компании, записи о приеме на работу. Сотруднику такая «описка» может дорого обойтись. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к ней, работнику придется доказывать право на стаж и пенсию в суде.

Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркивают. Рядом пишут правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

Если же на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае ставят запятую и дописывают новые данные.

В заключение отметим, что сотрудник может, но не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, за исправлением записей в трудовой книжке. А иногда это просто невозможно – компании уже нет. По заявлению работника изменения вносит ответственное лицо той организации, где он работает в настоящий момент.

Фирма может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п. 27 Постановления № 225).

Если организация была ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.

Как исправить фамилию в трудовой книжке? Смена фамилии в девяноста процентах случаев является следствием вступления в брак. Но также иногда основаниями для смены фамилии являются многие факторы, которые в первую очередь касаются разных жизненных ситуаций.

Для чего это необходимо? В первую очередь для того, чтобы не допустить внесение записи, которая бы не соответствовала действительности.

Смена фамилии должна быть правильно оформлена. Для этого используется синяя или же черная ручка в зависимости от того каким цветом была вписана старая фамилия. Запись перечеркивается и сверху пишется новая.

Также следует помнить о том, что необходимо на противоположной части разворота написать следующую фразу: «Сменена на фамилию такую-то». Такая запись должна иметь соответствующие приписки. Так под записью ставится дата ее написания, а также печать и подпись работодателя или сотрудника отдела кадров.

На этом заканчивается оформление смены фамилии в трудовой книжке.

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).