Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действуют два других основополагающих документа:

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

оформить бланк при первом трудоустройстве;
вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
подпись работника должна заверить сведения.

Бланк трудовой книжки утвержден постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ состоит из трех частей:

титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

Ф. И. О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

внесение в трудовые книжки записи об общем трудовом стаже, в том числе лицам, отбывшим исправительные работы без лишения свободы, о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж;
при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку сотрудника по последнему месту работы вносится запись и утверждённый образец этой записи;
при оформлении трудовой книжки впервые не позднее недельного срока со дня приёма на работу сохранили, но исключили присутствие при этом работника;
при получении трудовой книжки при увольнении работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вы видите, что все нормы, которые касаются подписи работника об ознакомлении с записями, внесёнными в трудовую книжку, исключили из правил.

По желанию сотрудника данные о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку, причём за этим можно обратиться и к последнему работодателю на основном месте работы.

Вот этой нормы действительно не хватало в правилах ведения трудовых книжек, потому что случалось так, что у работника была внесена запись о приёме по совместительству, но не было сделано записи об увольнении и эти записи были разорваны между работодателями, т.к. её вносит работодатель только по основному месту работы. Поэтому было достаточно проблематично отследить трудовой стаж работы по совместительству.

В новых правилах вносятся разъяснения, как поступать, в случае если запись о новом наименовании переименованной организации была внесена в трудовую книжку неверно.

В действующих правилах не было сказано, как исправлять наименование организации, тем более вот такой случай, когда была допущена ошибка при переименовании организации.

По поводу военной и правоохранительной службы у нас сказано, что это не является трудовой деятельностью и действующие правила ведения трудовых книжек предусматривают только внесение записи об общем стаже военной или правоохранительной службы.

А вот гражданская и муниципальная служба, они просто выпали из регламентации ведения трудовых книжек и поэтому сейчас на государственной, гражданской, муниципальной службе все записи не предусмотрены инструкцией по ведению трудовых книжек. Этого не хватало в правилах ведения трудовых книжек. Новые правила как раз предусматривают внесение записей.

Сейчас при нахождении на гражданской службе вносится запись о том, что принят на государственную гражданскую службу, заключён служебный контракт и назначен на должность федеральной гражданской службы. Теперь по новым правилам не делают указание о приёме на службу и заключение служебного контракта.

Когда сотрудник подал заявление о переходе на электронный вариант ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель не позднее трёх рабочих дней должен выдать ему на руки трудовую книжку.

Этой регламентации не хватает сейчас, т.к. в действующих правилах не установлено в какой срок после того как работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель должен ему на руки эту книжку выдать. Минтруд при этом периодически своё мнение менял, то это было не позднее трёх рабочих дней, то незамедлительно, как только работник подал соответствующее заявление. Теперь хорошо, эти сроки будут регламентированы.

Приложение 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

При оформлении приема на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки в виде заголовка указываются полное и сокращенное (при его наличии, пишется в скобках после полного) наименования организации. Для этой записи номер в графе 1 и дата в графе 2 не указываются.

Обратите внимание: внесение только сокращенного наименования организации без полного является ошибкой! Равно как и отсутствие наименования организации-работодателя вовсе.

Можно ли не вписывать название компании вручную, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное наименования организации? Роструд полагает, что использование штампа с названием юридического лица при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке (письмо от 19.08.2015 № 1922-6-1). Образец проставления штампа с наименованием организации в трудовой книжке работника см. в Примере 1.

Свежие
Посещаемые

Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.

Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.

Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.

Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.

Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.

Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:

Паспортные данные.
Полученное образование.
Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
Дата заполнения.
Подписи сторон.
Печать фирмы.

Второй этап — иформация о приёме на должность.

Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).

Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.

Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.

Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.

Важно! В трудовой книжке не содержатся данные денежных поощрениях.

В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.

Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.

После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.

В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий. Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.

Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.

Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.

Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.

Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.

Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.

После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.

Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.

Заверка копий остаётся за кадровиками.

Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.

Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.

Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.

Паспорт
СНИЛС
Прошлую трудовую.
Военный.
Водительское удостоверение.
Документы, подтверждающие образование.

Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе. Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

оформленные на постоянную работу;
принятые в штат по временному трудовому договору;
сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

графа №1 – номер записи по порядку;
графа №2 – дата исправления;
графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
Новая вписывается над ней.
На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

наличие сокращений;
ошибки в написании ФИО;
неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
пропущена дата оформления книжки;
отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
не проставлена печать на титульном листе;
данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

\r\n\r\n

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

\r\n\r\n

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

\r\n\r\n

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

\r\n\r\n\r\n

СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).

\r\n\r\n\r\n

\r\n\r\n

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).

\r\n\r\n

Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление. Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

\r\n\r\n

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).

\r\n\r\n

При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

\r\n\r\n

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

\r\n\r\n

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

\r\n\r\n\r\n

ВНИМАНИЕ. Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.

Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка разделена на три части:

Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

названия компании (вкл. правовую форму);
типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

Ф И О владельца;
дату рождения (в числовом выражении);
уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, указанной в дипломе;
дату открытия трудовой книжки;
подпись сотрудника;
подпись лица, заполнявшего документ;
гербовую печать организации.

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
Дату приема на работу и других событий.
Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Порядок внесения информации в этот раздел:

В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Изучим, в какой последовательности специалист кадровой службы фирмы-работодателя должен закреплять оформление сотрудника на работу в его трудовой книжке.

Прежде чем заполнять трудкнижку, кадровик должен убедиться в том, что к этому моменту подписан договор между сотрудником и работодателем, а также издан приказ руководителя фирмы о приеме человека на работу. Затем, оснастившись ручкой с черными, синими или же фиолетовыми чернилами, сотрудник кадровой службы может заполнять трудкнижку.

Оптимальная последовательность действий кадровика такова:

заполнение графы 3 основного раздела трудкнижки — «Сведений о работе»;
заполнение графы 1 соответствующего раздела;
заполнение графы 2;
заполнение графы 4.

Данная последовательность, как часто показывает практика работы российских кадровиков, позволяет свести к минимуму ошибки при работе с трудкнижкой.

Если человек оформляется на работу впервые, то кадровику к тому же понадобится заполнить и титульный лист документа.

Рассмотрим теперь особенности выполнения каждого действия подробнее. Начнем с заполнения титульного листа трудкнижки — условимся, что необходимость в этом есть.

Заполнение титульного листа трудкнижки не должно вызывать сложностей. На нем фиксируются:

фамилия, имя, отчество, дата рождения работника (в формате XX.XX.XXXX, как в паспорте);
образование работника (по диплому, аттестату);
его профессия или специальность в соответствии с документом о присвоении специальности или квалификации (далее в статье мы рассмотрим данный нюанс подробнее);
дата заполнения документа;
подпись работника;
подпись сотрудника кадровой службы компании, в которой оформляется трудкнижка, — как можно более разборчиво (идеальный вариант для кадровика — вписать свою фамилию от руки);
печать фирмы.

Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки. Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:

сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.

При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.

Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.

Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:

зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).

Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

После заполнения графы 3 раздела «Сведения о работе» можно переходить к внесению сведений в графу 1 соответствующего раздела. В ней фиксируется порядковый номер записи в трудкнижку. Он обязательно должен быть на единицу больше, чем тот, что соответствует предыдущей записи. Самая первая запись в трудкнижку — о приеме на работу человека первым работодателем — должна иметь номер 1, вторая (например, отражающая факт увольнения) — 2. Новый работодатель должен будет заполнять трудкнижку, используя порядковый номер 3 и следующие цифры.

Порядковый номер записи в трудкнижку фиксируется в строке, расположенной напротив первой строки, начиная с которой указываются сведения в графе 3, содержащие наименование должности сотрудника, — то есть напротив словосочетания «принят на должность».

После заполнения графы 1 оптимально будет осуществить внесение данных в графу 2 раздела «Сведения о работе» трудкнижки.

В графе 2 фиксируется дата начала работы нанимаемого сотрудника фактически — с первого дня его явки на работу. Она необязательно будет совпадать с той, которая фигурирует в приказе, или соответствовать дате заполнения трудкнижки кадровиком.

Дата приема сотрудника на работу фиксируется в строке, располагающейся на одном уровне со строкой, в которой указывается порядковый номер записи в трудкнижку (в графе 1), и той, с которой начинает вводиться информация о должности работника (в графе 3).

Следующее действие кадровика — заполнение графы 4 раздела «Сведения о работе». Здесь все довольно просто. Необходимо вписать в строку, располагающуюся напротив той, в которой присутствует словосочетание «принят на должность», слово «Приказ», после чего указать дату и номер соответствующего документа, удостоверяющего факт приема сотрудника на работу.

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2024 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Форма трудовой книжки действующая в 2024 году (скачать бланк).

Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу

Как правильно заполнить трудовую книжку

Приложение 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек

Как перейти на электронные трудовые книжки

Как правильно заполнять трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ