Заполнение Трудовых Книжек В Примерах 2024

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение Трудовых Книжек В Примерах 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действуют два других основополагающих документа:

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

оформить бланк при первом трудоустройстве;
вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
подпись работника должна заверить сведения.

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

Ф. И. О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2024 году

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2024 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2024 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2024 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Как работать с электронными трудовыми книжками

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2024 года, когда начнет действовать новая форма.

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Трудовая книжка работника: бланки и образцы заполнения

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2024 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Форма трудовой книжки действующая в 2024 году (скачать бланк).

Обязанность сдавать отчет по форме СЗВ-ТД возникла у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Из отчета Пенсионный фонд получает информацию о трудовой деятельности работников.
СЗВ-ТД нужно заполнять на каждого наемного сотрудника, включая удаленщиков и совместителей.
В разделе «Сведения о страхователе» укажите регистрационный номер в ПФР, название организации, ИНН и КПП (при наличии).
В раздел «Сведения о работнике» впишите ФИО работника в именительном падеже, дату рождения и 11 цифр СНИЛС.
В разделе «Сведения о трудовой деятельности работника» укажите кадровое событие, например перевод или увольнение.
В графу «Трудовая функция» нужно вписать название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию.
В подразделе «Основание» укажите наименование и номер приказа, либо распоряжения, согласно которому произошло кадровое событие.
Если в вашей компании трудится меньше 25 человек, можете сдавать бумажный СЗВ-ТД. Если больше — только в электронном виде.
Отчет необходимо заполнить и сдать, если в текущем месяце произошло кадровое изменение. Если приняли или уволили сотрудника, сдайте отчет на следующий день после издания приказа. В случае иного кадрового изменения сдайте отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД грозит ответственным должностным лицам штрафом до 500 руб. за каждого сотрудника.

При оформлении приема на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки в виде заголовка указываются полное и сокращенное (при его наличии, пишется в скобках после полного) наименования организации. Для этой записи номер в графе 1 и дата в графе 2 не указываются.

Обратите внимание: внесение только сокращенного наименования организации без полного является ошибкой! Равно как и отсутствие наименования организации-работодателя вовсе.

Можно ли не вписывать название компании вручную, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное наименования организации? Роструд полагает, что использование штампа с названием юридического лица при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке (письмо от 19.08.2015 № 1922-6-1). Образец проставления штампа с наименованием организации в трудовой книжке работника см. в Примере 1.

Свежие
Посещаемые

Электронная трудовая книжка будет представлять собой совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, в числе которых сведения о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора.

«Книжки» в привычном виде в Пенсионном фонде не будет даже в скан-копии.

Во-первых, наполнение базы ПФР происходит планомерно с 1996 г. (что связано с действием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Во-вторых, актуальные сведения о трудовой деятельности работников в ПФР обязан будет представлять работодатель.

В срок до 15-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, работодатель должен подать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности тех работников, которые в течение отчетного месяца были:

а) переведены на другую постоянную работу;

б) приняты на работу;

в) уволены;

г) написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку или заявление на продолжение ведения бумажной трудовой книжки.

Приведенные обстоятельства называются кадровыми мероприятиями.

Для подачи сведений достаточно заполнить форму СЗВ-ТД, утвержденную Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В этом же постановлении содержится порядок заполнения формы.

Не забудьте про пункт 1.7 порядка, где сказано: при подаче формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя.

Таким образом, в сведениях нужно будет отразить не только то кадровое мероприятие, которое стало поводом для подачи формы, но и последнее кадровое мероприятие, произведенное в вашей организации в отношении работника до 1 января 2020 г. Отражать мероприятия, которые произошли на предшествующем месте работы сотрудника, не нужно.

(Пенсионный фонд привел примеры заполнения формы СЗВ-ТД для разных ситуаций.)

Если в штате работодателя числятся менее 25 человек, форму СЗВ-ТД в ПФР можно подать в бумажном виде. Больше 25 человек – только электронно.

В 2024 г. обязанности работодателя по подаче формы СЗВ-ТД изменятся?

Да, в следующем году обязанности работодателя изменятся. Уведомлять ПФР о приеме на работу и увольнении придется не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа.

Уведомлять о переводах и подаче заявления о выборе формата ведения трудовой книжки так же нужно будет до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Работодатель в срок до 30 июня 2020 г. обязан письменно уведомить каждого работника о праве сделать выбор, подав одно из двух заявлений – о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на электронный формат.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Настоящим уведомляем Вас о том, что внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Вы имеете право сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ (в «бумажном виде») или предоставлением Вам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (на ведение «электронной трудовой книжки»).

Для этого Вам необходимо в срок до 31 декабря 2020 г. подать работодателю одно из двух письменных заявлений:

о продолжении ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ;

о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1. ТК РФ.

Одно из указанных заявлений должно быть представлено по адресу_____________.

Подпись. Дата.

Отметка о получении уведомления работником с датой, подписью, расшифровкой

Одно из указанных заявлений работник должен подать работодателю до 31 декабря 2020 г. В противном случае продолжаем вести бумажную трудовую книжку.

Работник, выбравший ведение бумажной книжки, в любой момент может передумать и написать заявление о переходе на электронный формат. А вот обратный переход невозможен.

За пределами 31 декабря 2020 г. подать заявление могут:

работники, которые не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы (декретницы, сотрудники на больничном и т.д.);
лица, имеющие стаж работы, но на 31 декабря 2020 г. не состоявшие с кем-либо в трудовых отношениях.

Таким образом, у каждого работника, имеющего трудовой стаж до 31 декабря 2019 г., будет возможность выразить свое волеизъявление путем подачи заявления.

Ему нужно предложить написать одно из двух заявлений. Если он выберет для себя бумажную трудовую книжку, ее нужно будет оформить. Разумеется, при приеме на работу такого работника нужно не забыть сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

Иной порядок начнет действовать с 2024 г.: начинающие трудовую деятельность работники смогут рассчитывать только на электронную трудовую книжку.

15 января 2024

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с пунктом 5.2.114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, приказываю:

1. Утвердить:

форму трудовой книжки согласно приложению N 1;

Порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению N 2;

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 «Об утверждении порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 1 июля 1994 г., регистрационный N 616);

постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219);

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).

3. Настоящий приказ вступает в силу с момента вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от N «О признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации».

Министр

А.О. Котяков

Приложение № 1
к приказу Министерства
труда и социальной защиты
Российской Федерации
от «__»______ г. № _____

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2002, № 1, ст. 3, 2019, № 14, ст. 1461).

2. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).

При дистанционной работе сведения о работе вносятся по соглашению сторон трудового договора.

3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2020 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2018».

Записи производятся аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Также записи могут быть произведены с использованием технических средств, штампов (печатей), выполняющих функцию фиксирования события в виде оттиска или переноса красителей.

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

II. Заполнение сведений о работнике

7. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

8. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, заполняются следующим образом:

а) фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

в) профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

9. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнена трудовая книжка.

10. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются в разделе «Изменение сведений о работнике» и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

11. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

III. Заполнение сведений о работе и награждении

12. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждении, произведенном работодателем, а также сведения о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Для трудовых книжек планируется установить новые форму, а также правила ведения и хранения.

Так, работодатели сами будут определять формы книги по учету бланков трудовой книжки и книги учета движения трудовых книжек.

Сотрудников не нужно будет знакомить с каждой вносимой в книжку записью под роспись в личной карточке. Также не нужно будет заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.

Указано, что сведения о дистанционной работе вносятся в книжку по соглашению сторон трудового договора.

Прописана возможность вносить записи в книжку с использованием технических средств и штампов (печатей).

При подаче сотрудником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности книжку будут выдавать ему на руки в течение 3 рабочих дней.

О приеме на работу в трудовой книжке: бумажной и электронной

Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и Пенсионный фонд вынужденно отказывает людям в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.

Переход на цифровые книжки — часть национального проекта “Цифровая экономика”. Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Работодатели будут ежемесячно передавать в ПФР данные о работниках по новой форме СЗВ-ТД, а фонд сам будет вносить эти данные в электронные трудовые книжки.

Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.

1 января 2024 года закончился переход на цифровые книжки. До этой даты все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной.

Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
Сокращается риск ошибок и искажения данных.
Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.

В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:

место работы;
должность или специальность;
квалификация: категория, класс, разряд;
периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
основания прекращения трудового договора.

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую, он должен в течение 2020 года написать заявление об этом или не выбирать форму трудовой совсем. Заявление пишется в свободной форме. Тогда работодатель продолжит вести бумажную книжку, а электронную будет “вести” ПФР на основании данных от работодателя. Если не подать заявление, в конце года бумажную трудовую отдадут на руки сотруднику.

Чтобы сменить бумажную трудовую на электронную, работник может в любое время написать новое заявление. А вот если выбрана электронная форма, то вернуться к физической уже нельзя

Граждане, которые впервые устроятся на работу в 2024 году останутся без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде. Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.

Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Работодатель продолжит вести только электронные сведения. В бумажную книжку перед выдачей надо будет внести сведения:

графа 1 — порядковый номер записи;
графа 2 — дата выдачи трудовой на руки;
графа 3 — запись «Подано письменное заявление Лаптевой Инной Олеговной о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ».
графа 4 — число, месяц и год подачи заявления.

В книге учета движения трудовых книжек укажите, что она выдана на руки работнику по письменному заявлению. Под этой записью попросите работника поставить подпись.

Об электронных трудовых книжках

Электронные трудовые надо будет завести на всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на совместителей, сотрудников с неполной занятостью, в отпусках, декрете и пр. Тем, кто начнет работать впервые в 2024 году надо по умолчанию оформлять электронную книжку и не предлагать выбор.

Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет СЗВ-ТД. По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо, но ПФР будет вести базу электронных сведений самостоятельно. СЗВ-ТД надо сдавать в течение 15 дней после отчетного месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. Если сотрудник выберет электронную форму в 2024 году, то СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление

Выписку по форме СТД-Р нужно быть готовым выдать сотруднику, он в любое время может ее запросить. На подготовку сведений есть три рабочих дня. Выдать СТД-Р надо на бумаге или электронно, зависит от способа, который выбрал сам работник. Также форму надо выдать при увольнении сотрудника. Если в ней обнаружится неверная и неполная информация, сведения нужно будет исправить по заявлению сотрудника и передать в фонд.

В 2020 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК. Данная бумага необходима для Пенсионного фонда — сведения о ней будут занесены в блок информации о трудовой деятельности и будут храниться на информресурсах ПФ.

Кстати! О гражданах, устроившихся на работу в 2024 году, сведения сразу будут формировать в электронном виде. Документ на бумаге им заводить уже не будут.

Если работник не сформировал и не подал заявление в течение 2020 года, то по умолчанию его трудовую будут вести на бумаге и в электронном виде. Лица, выбравшие электронный вариант, получат бумажную версию на руки.

Сотрудники, не имевшие возможность подать до установленного срока заявление, могут это сделать в любое время после его окончания. К данным категориям лиц относятся:

Граждане, находившиеся в состоянии временной нетрудоспособности, в отпуске, или которые были отстранены от работы согласно ТК РФ или другим правовым нормам.
Люди, которые имеют стаж труда по трудовому контракту, но при этом в течение 2020 года не работали и не имели возможности подать такое заявление.

К сведению! Вся информация о тонкостях перехода изложена в ФЗ от 16 декабря 2019 года №439.

Такой документ составляется в свободной форме. Можно полностью написать от руки либо использовать специально заготовленный организацией бланк.

В заявлении нужно указать:

Кому оно адресовано — руководителю компании или предприятия.
От кого оно. Здесь указывают должность и ФИО работника.
Просьбу продолжать вести трудовую книжку на бумаге с 1 января 2024 года.
Подпись и дату написания заявления.

Генеральному директору
Общества с ограниченной
ответственностью «Сигма»
Николаеву Семену Семеновичу
от системного администратора
Афанасьева Степана Степановича

Заявление

Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе согласно Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от «10» октября 2003 года, с «1» января 2024 года наряду с электронной трудовой книжкой.

Афанасьев / С.С. Афанасьев

«3» марта 2020 года

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой.

Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.

Повторим: в общем случае сдавать СЗВ-ТД нужно, только если вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о выборе формы трудовой книжки. Даже если в 2020 году с сотрудником не произошло ни одного кадрового события, до 15 февраля 2024 года нужно отправить отчёт с последним кадровым событием по состоянию на 1 января 2020 года.

С самого начала этого года стартовал перевод на электронные трудовые книжки (далее по тексту статьи — ТК). Вопреки этому все наниматели работников продолжают осуществлять ведение их бумажных вариантов.

Суть в том, что в 2020 году юридические лица и ИП вначале обязаны известить всякого работника об изменениях, сопряженных с формированием данных о трудовой деятельности в электронном варианте. Срок – не позже 30.06.2020. Синхронно с этим необходимо оповестить труженика о его праве избрать, каким образом наниматель должен будет вести ТК.

Работнику в срок с 1.07 по 31.12.2020 включая, необходимо принять решение, должен ли его наниматель продолжать вести его ТК на бумаге или вносить сведения о его трудовом стаже исключительно в электронном виде. Свое предпочтение трудящийся обязан сформировать в виде письменного заявления.

Если он до конца 2020 года не пропишет подобного заявления, надо параллельно с информацией о трудовой деятельности в электронной форме осуществлять ведение его ТК на бумаге.

Таким образом, оформлять электронные ТК примутся с 1 января 2024 года. А стало быть, в течение всего 2020 года будет необходимо в ручном порядке регистрировать записи на бумаге. К слову сказать, этот год тоже заключительный, когда новые сотрудники смогут оформить бумажную ТК. Тем же лицам, которые возьмутся впервые работать в 2024 году или после этого, все ТК надо будет оформлять только в электронном варианте.

В ТК вносятся следующие данные:

о работнике, его Ф.И.О.;
о выполняемой им трудовой деятельности;
при наличии о переводах на иную постоянную трудовую деятельность;
о награждении за достижения в работе;
об увольнении сотрудника (с перечислением и указанием оснований расторжения контракта).

Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.

Информация в ТК заносится бережно ручкой. Используются паста черного, синего цветов. Записывать сведения в ТК чернилами иного оттенка нельзя. К примеру, оранжевого, зеленого, розового или желтого цветов. Покупать ручки желательно со световодостойкими чернилами (об этом, в частности, упомянуто в пункте 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет.

Обратите внимание, что запись, которую кадровик произвел с использованием чернил разных цветом, не является недействительной. Но есть одно условие – чернила отвечают необходимым требованиям.

Все слова в ТК пишутся полностью. Например, «приказ», а не «пр.». Такие правила заполнения дубликата трудовой книжки и ее оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225. Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем.

Оформлять новые бумажные трудовые организации и ИП будут весь 2020 год, но он будет завершающим для этого. Ведь на новеньких, начинающих свой трудовой стаж с 01.01.2021, заводиться будут исключительно электронные документы.

ТК работнику, который устроился на работу первый раз, отдел кадров заполняет в его присутствии. Срок, отведенный для этого — в течение 7 рабочих дней со дня вынесения акта о приеме на работу (п. 8 Правил № 225).

На титульном листе записывается следующая информация о работнике:

имя и фамилия гражданина, а при наличии также его отчество;
точные сведения о дате рождения;
специальность и профессия (при устройстве на работу, которая требует специальных знаний или определенной подготовки).

Электронные трудовые книжки: инструкция по переходу

Вносить последующие записи в уже начатую ТК не сложно. После последней записи об увольнении сотрудника нужно в графе 3 раздела под наименованием «Сведения о работе» прописать полное наименовании организации-работодателя. Закон не запрещает указывать сокращенное наименование юридического лица, а также проставление печатного штампа.

Далее ниже необходимо указать порядковый номер – проставляется он именно под названием организации в первой графе, а не рядом с названием!

Вам также будет интересно: Когда можно отправить работника в командировку

Рядом с порядковым номером в следующей графе 2 указывается дата о принятии работника на работу с указанием его должности и квалификации. Чтобы не допустить ошибок, наименование должности необходимо брать со штатного расписания.

Если сотрудник трудоустроен в какое-то подразделение работодателя, и это подразделение названо в трудовом договоре, то и в ТК нужно вносить сведения об этом подразделении. В последней четвертой графе указываются реквизиты акта работодателя, на основании которого сотрудник трудоустроен – приказ с номером и датой или иное решение.

Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК. Она подразделяет такие случаи на три вида:

Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.

Из перечисленных правил есть исключения – сотруднику не нужно вносить новые записи в его трудовую, если, например, он переводится в иной отдел на ту же должность, но в старой записи ТК отсутствует название старого отдела. Не требует оформления также случай, когда работник просто замещает какого-то отсутствующего сотрудника, то есть осуществляет его функции временно.

Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение. Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.

Если переводы сотрудников в работе кадровых служб встречаются не так часто, то увольнения – явление постоянное, такое же, как и трудоустройство.

Чтобы правильно внести запись о данном событии во второй графе ТК нужно указать его точную дату. Третья графа должна содержать сведения об увольнении – причину с указанием части и статьи Трудового кодекса РФ.

В 2020 году нерадивого работодателя или его неквалифицированных сотрудников, уполномоченных на ведение кадрового учета, могут оштрафовать по нескольким основаниям.

Например, одним из них является то, что работодатель приобрел трудовую или вкладыши к ней у лиц, которые не имели право их реализовывать. В таких случаях размер санкции, накладываемой на виновных лиц, может составить:

для юридического лица – 30-50 тыс. руб.;
для предпринимателя – 1-5 тыс. руб.;
для лиц, находящихся на ответственных должностях – 10-20 тыс. руб.

При выявлении повторного аналогичного правонарушения со стороны уже ранее наказанного лица на него будут возложены штрафы в увеличенном размере.