Как подшить документы нитками в 4 дырки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подшить документы нитками в 4 дырки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

Проверочные;
Архивные;
Бухгалтерские;
Кадровые.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
Ножницы и клей.
Дырокол.
Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

Распечатать и сложить листы по порядку;
Использовать дырокол для образования небольших дыр;
Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
Наклеить лист прошивки.
Подписать.

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.
Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Перед началом нумерации листов требуется изучить несколько условий:

Нумерация выполняется от единицы, используются арабские цифры;
Если есть в наличии конверт с письмами, то вначале нумеруется именно конверт, а потом уже все остальные вложенные бумаги;
Когда к документации подшиты и другие бумаги, которые уже имеют нумерацию, их все равно требуется промаркировать по порядку;
Номера листов нужно ставить в верхнем правом углу на каждом листе, не повреждая текст документа;
Для описи нумерация не нужна;

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

штатное расписание;
приказы личного и общего состава;
накладные;
счета — фактуры;
акты выполненных работ;
кассовая книга;
авансовые отчеты;
путевые листы;
ведомости по заработной плате;
другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Есть следующие способы сшивания документов:

классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
канцелярский клей;
ножницы.

Подготовка документации состоит из:

систематизации документов;
нумерации;
сшивания документации в одну папку;
заполнения описи;
оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

Как правильно прошивать документы ниткой образец с пошаговыми фото

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:

Берем пронумерованную стопку документов.
Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
Проделываем первую дырку.
Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
В результате оба конца нити должны встретиться.
Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.

На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Как сшить документацию правильно:

Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.

Схема:

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Документы сшивают согласно следующей схеме:

Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.

Как правильно сшить и пронумеровать документы

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
Дождаться высыхания клея.
Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.

Почему особенно важно прошивать документацию?

Сгруппированные дела занимают меньше места.
Ими удобнее пользоваться.
В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

Как сшивать документы нитками – подробная инструкция

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

Нитки: сшивные, банковский шпагат, х/б нить.
Дырокол, шило или игла. Если стопка сшиваемых бумаг очень толстая, то можно использовать шуруповерт, специальный станок или переплетную машинку.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.

При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:

Нумеруются только листы: не нужно отмечать каждую страницу.
Дела разбиваются на тома, если количество бумаг превышает 250 стр.
Опись нумеровать не требуется.
Листы, имеющие большую ширину, также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но свернуты и прошиты за один край.
Номер ставится на оборотной стороне документа в левом верхнем углу, если весь лист занимает крупное изображение – чертеж, графики или фотография.
Сшивая письма, необходимо достать и пронумеровать бумаги из конверта, а также сам конверт.
Иногда среди документов попадаются крупные карты, состоящие из склеенных фрагментов. Такой бумаге присуждается общий номер, однако в примечаниях обязательно нужно прописать количество листов.

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
аннотацию (как называется дело, сшив);
список документов в табличном виде;
дату составления;
количество листов.

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

Полезная информация в дополнение: Когда сдавать бухгалтерскую отчетность на УСН.

Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.

Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.

«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.

Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.

Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, “Методические рекомендации”, в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими “Требованиями …” №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими “Методическими разъяснениями …” (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

открыть свой бизнес;
участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда — с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
для архивных и налоговых – из трех;
у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Документооборот и делопроизводство на предприятии — это процесс достаточно сложный во всех отношениях. Процесс сшивания документации тоже не является одним из самых простых и понятных. Нередкими бывают ситуации, когда сшитые и отправленные в архив документы, возвращают ввиду их неправильного оформления.

И сотруднику приходится вновь и вновь производить перепрошивку документации. Именно поэтому следует еще до начала процесса сшивания ознакомиться со всеми его тонкостями, а также перечитать стандарты, оговаривающие данную процедуру.

Взявшись за прошивку необходимо первым делом подобрать для документации соответствующую обложку, которая обычно делается из плотного картона. На первый взгляд документы, одетые в обложку, кажутся совершенно одинаковыми, но на самом деле существует три различных вида обложек:

Стандартная. Наиболее популярный и часто встречаемый тип обложек. Размер ее составляет 22,9 на 3,24 сантиметра. Такого типа обложки используются в тех случаях, если листы документа обладают стандартным размером;
Нестандартная. Такого рода обложка обладает нетипичными размерами и необходима в тех случаях, когда и документ размешен на листах нетипового размера;
Для долгого хранения. Такого типа обложки необходимы для оформления документации, которая согласно нормам законодательства должна храниться в архиве 25 и более лет. Такое долгосрочное хранение требует создавать обложку из картона большей плотности. Именно такой материал позволит хранить документ долгое время в надлежащем виде, для того чтобы весть этот период документ был пригодном для чтения и рассмотрения. Та документация, которая должна храниться в государственном архиве укрывается картоном бескислотного типа.

Обложку можно изготовить самостоятельно или же обратиться в типографию.

Каждый документ, подлежащий процессу сшивания, обязательно наделяется собственной описью. В данной описи должна содержаться следующая информация о документации:

Название сшитой документации;
Дата составления самой описи;
Аннотация к документу;
Таблица с указанием следующих данных: наименование документов, составляющих подшивку, дата их создания, порядковые номера, количество бумаг на которых они располагаются, примечания к данным документам, если таковые имеются;
В конце описи указывается итоговое количество листов подшивки в виде цифр и прописью;
Завершительная подпись человека ведущего делопроизводство и его ФИО.

Для того чтобы более полно представлять себе каким образом происходит процесс сшивания документов следует также просмотреть видео-инструкцию данного процесса.

Одним из важнейших факторов успешной деятельности компании является грамотное оформление документации и правильное ведение процессов документооборота. Именно поэтому руководителям следует подходить к подобному делу со всей ответственностью и обладать всеми необходимыми знаниями в данной области.

Для прошивания документов специалисту, который будет этим заниматься, понадобятся следующие предметы:

иголка (шило, дырокол, дрель) – в зависимости от того, какой объем бумаг нужно сшить;
нитки ЛШ-21 (либо банковский шпагат);
обложка дела 229×324 мм (если нужно сформировать и прошить архивные дела);
бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
ножницы;
канцелярский клей.

Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

архивные;
бухгалтерские;
кадровые;
на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.
Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие.

В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись.

Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8. Ставим печать и подпись.

Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшить папку с документами на 4 дырки

Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки.

Итак, прошивать необходимо документы:

для сдачи в архив;
перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
бухгалтерского учета;
кадрового учета.

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Инфо

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

документы необходимо скрепить в 3 дырки;
расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Как правильно прошивать документы Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.