Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое оптимизация рабочего процесса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
- 10 апреля 2009 г.
-
Правильная оптимизация работы персонала без увольнений
101–200 человек
- 24 октября 2016 г.
- Сутки
- Неделя
- Месяц
Оптимизация и автоматизация рабочих процессов
В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.
Под оптимизацией понимаются решения, призванные устранить недостатки и наладить работу каждого звена компании по принципу «процесс-результат». Цели зависят от отрасли и структуры предприятия, но их можно обобщить:
- улучшение качества управления бизнесом;
- рост показателей качества;
- планирование и распределение ресурсов;
- ускорение производственного цикла;
- повышение лояльности клиентов и т.д.
Есть различные подходы к оптимизации бизнеса: построение структурных схем, выделение сильных и слабых мест, постановка задач и граничных условий (по времени или затратам) для их выполнения, анализ информационных потоков, автоматизация работы.
- управление бизнес-процессами (ведение проектов, бухгалтерия, складской учет);
- планирование задач и внутреннее общение;
- работа с кадрами (анализ резюме, онлайн-собеседования);
- взаимодействие с дистрибьюторами и торговыми агентами;
- привлечение и работа с клиентами (SEO-анализ, маркетинг, онлайн-консультации);
- рекламная аналитика.
Разработчики предоставляют сервисы с конкретным функционалом для разных сфер: торговли через интернет-магазины, логистики, рекламы, деловой переписки, чат-ботов и т.д. Для удобства работы крупные сервисы связываются с 1С-приложениями, мессенджерами, почтовыми клиентами, облачными хранилищами.
- увольнение сотрудника по собственному желанию или соглашению сторон, с выплатой компенсации;
- вынуждение сотрудников предпенсионного возраста преждевременно выйти на пенсию;
- ситуации, когда сотрудников переводят на другую, как правило, менее оплачиваемую ставку, в рамках одного подразделения, без возможности дальнейшего повышения зарплаты.
Любые кадровые изменения неизбежно наносят вред организации, независимо от того, кто занимается этим вопросом. Решение об увольнении всегда дается нелегко. Менеджер долго выбирает кандидатуры, все это время сотрудники переживают стресс в ожидании «приговора».
Сокращение кадров – дело не из легких, поскольку требует скрупулезности и объективности, но выполнить ее без эмоций невозможно. На долю HR-специалистов выпадает особенно тяжелая задача: сообщить каждому рабочему о том, что он уволен.
Оптимизация требует взвешенности решений. Следует понимать задачу, ставить четкие планы, которые должны принести ожидаемый результат. В самом начале следует определить все возможные риски, чтобы в итоге получить обратный эффект.
Оптимизация процессов: методы и цели
Оптимизация любого процесса – это совокупность действенных методов и способов улучшения протекания этого самого процесса в целях получения более быстрого, более оптимального и более качественного результата. То есть оптимизация – это понятие, означающее повышение эффективности, синоним слова «улучшение». Чтобы смысл данного определения стал понятнее, необходимо проследить особенности оптимизации на конкретном примере.
Само собой разумеется, что для того, чтобы добиться достижения поставленных целей и задач, необходимо вначале разработать комплекс соответствующих мероприятий, которые непосредственно поспособствуют получению в конечном итоге требуемого результата. Для этого разрабатываются соответствующие методы оптимизации процессов на разных уровнях. Иными словами, чтобы достигнуть желаемого, нужно продумать способы, посредством которых это желаемое можно заполучить.
Естественно, что в зависимости от того, каким направлением деятельности характеризуется конкретное предприятие или организация, методы оптимизации процессов работы в каждой конкретной компании отличаются. Но в целом разные способы повышения эффективности в функционировании компаний разных отраслевых структур нацелены все же на одни и те же приоритетные направления в развитии.
Основоположным правилом рентабельного предприятия и эффективного производства считается увеличение разницы между затратами на изготовление продукции и ценой ее реализации. То есть, если говорить конкретно о производственном предприятии, то здесь весь смысл работы заключается в том, чтобы цена на конечный продукт оправдывала расходы, связанные с его производством. И чем больше разница между расходами и стоимостью, тем более рентабельным и продуктивным считается производство (разумеется, в случае, когда цена одной единицы готовой продукции выше затрат, потребовавшихся на ее изготовление).
За счет чего же возможно осуществление оптимизации процессов производства? Какими методами достигается повышение его эффективности?
- Реструктуризация системы учета затрат – принципиальная и главнейшая составляющая оптимизационного процесса. Только грамотный и корректный подход к переквалификации и перераспределению расходов способен вывести производство на новый уровень.
- Расчет и анализ текущей себестоимости продукции – речь идет об исчислении затрат на сырье, на заработную плату сотрудников предприятия, оплату услуг коммунального хозяйства, износ оборудования и т. д.
- Проведение трансформации производственного цикла – выявление критических моментов в производственном круговороте и устранение тормозящих процесс факторов.
- Модернизация оборудования – замена старого, полностью самортизированного рабочего инвентаря на новое техническое оборудование даст возможность увеличить коэффициент полезного действия на производстве в разы.
- Увеличение производственных мощностей – расширение производства служит основой для увеличения прибыльности предприятия исходя из получения новых возможностей.
- Автоматизация рабочего процесса – снижая затраты на выплату заработной платы дополнительно нанимаемому штату сотрудников, у руководства производственного предприятия появляется возможность сэкономить существенную сумму средств.
- Выявление оптимального перечня закупаемого сырья – анализ действительно нужных запасов, которые приобретаются предприятием для производства готового продукта, помогает выявить исключительно приоритетные направления (самые продаваемые партии) и сконцентрировать внимание именно на них.
- Минимизация отходов – для оптимизации затрат необходимо использовать вторсырье, применять перерабатывающие комплексы, не выбрасывать отходы, которые вполне пригодны для переработки и вторичного использования.
- Возведение собственной электроподстанции – крупные предприятия тратят огромные средства на снабжение цехов электропитанием. Построение собственной распределительной электрической станции даст возможность свести эти затраты к минимуму. Однако стоит учесть, что такие возможности присущи лишь крупным производителям.
Торговые предприятия, равно как и производственные, стремятся повышать свою эффективность в целях привлечения больших инвестиций и увеличения чистой прибыли от продаж. Оптимизация коммерческого бизнеса проявляется в основном в следующих методических шагах:
- корректная организация планирования;
- прогнозирование и изучение рынка;
- занятие правильной ниши на рынке товаров и услуг;
- выявление потребностей потенциального покупателя;
- замена невыгодных поставщиков на более приоритетных;
- закупка исключительно окупаемого товара;
- дополнительное стимулирование спроса (реклама);
- расширение товарного ассортимента (исключительно рациональное);
- правильное формирование ценообразования;
- улучшение организации сбыта и продажи товаров.
Коммерческое предприятие как никакое иное направлено в первую очередь на зарабатывание денег и получение прибыли. Поэтому оптимизация процессов сбыта направлена непосредственно на повышение доходности коммерческой фирмы.
Секреты оптимизации рабочего процесса
Оптимизация технологических процессов очень тесно связана с правильно организованной работой на предприятии в целом. От того, как построена организационная структура фирмы, зависит эффективность ее функционирования. А исходя из того, что структура компании целиком и полностью основывается на сотрудниках и выполняемых ими обязанностях, важнейшей организационной задачей любой фирмы является оптимизация персонала. Сюда можно отнести:
- снижение затрат работодателя на обеспечение трудовой деятельности;
- повышение фактической квалификации сотрудников;
- автоматизация труда – замещение физической работы машинизированной;
- избавление от неэффективных сотрудников – сокращение;
- улучшение системы управления кадрами.
Здесь представлен лишь краткий перечень тех моментов, которые являются основополагающими в реорганизации управления персоналом. Но они отражают ключевые аспекты, которые способствуют достижению главной цели оптимизации процессов организации на предприятии – минимизацию затрат.
Сознательное отношение к распорядку дня, планирование на год, неделю, день дает те самые результаты, которые озвучивают успешные люди, о чем рассказывают на лекциях коучи по тайм-менеджменту. Но и без тренингов можно вылепить из себя человека, чье второе имя эффективность. Достаточно воспользоваться несколькими методами и, главное, начать им следовать. Назовем наши любимые, подтвердившие свою действенность:
- принцип 80/20 – следуя ему, можно даже выучить китайский язык, да и в целом добиться многого. Суть – распределять время. 80% посвящать делу, самообразованию, рабочим обязанностям. И 20% – домашним делам, отдыху;
- правило “съесть лягушку” говорит само за себя, т.е. первым делом выполнить самое сложное или вызывающее по каким-либо причинам негатив задание. Остальные задачи в сравнении покажутся легко выполнимыми;
- биологический пик активности – найти его и использовать для труда. Для этого в течение определенного периода придется отслеживать, когда работоспособность, уровень мотивации наиболее высокие, и организм готов думать и действовать максимально продуктивно. Прожить 3-4 недели по естественным биологическим ритмам, вывести собственную закономерность в концентрации и трудиться по заданной системе. Тогда станет проще организовать день, извлекать пользу для труда и возможности для отдыха.
Главное – научиться уделять время только той работе, которая важна. Фиксировать ее, анализировать. Есть еще одно хорошее правило: лучше всего работа складывается тогда, когда она не требует соблюдения жестких графиков, дедлайнов, но вы ее не растягиваете во времени.
Руководитель имеет много объективных причин следить за своими подчиненными, знать, какие приложения загружены на их ПК. Мировая статистика утверждает, что почти 90% компаний сталкиваются с раскрытием инсайдерской информации, и в 60% случаев это приводит к серьезным материальным потерям. В большинстве своем работники увлекаются за компьютерами менее серьезными делами. Но на них из восьмичасового рабочего дня уходит до половины:
- общаются в соцсетях – 70%
- занимаются онлайн-серфингом – до 50%;
- просматривают новостную ленту – 30%;
- ищут новую работу – до 15%;
- параллельно сотрудничают с другой организацией – около 10%.
Безобидные, на первый взгляд, занятия приводят предприятия к упадку и деморализуют коллектив: пропадает ответственность за обязанности, нет мотивации, снижается производительность. Мониторинг компьютеров покажет неправомерные действия сотрудников и нарушения правил трудового распорядка.
Никто из работодателей не хочет оплачивать виртуальное безделье подчиненных. Предотвратить экономические потери помогает учет рабочего времени. Само его наличие уже дисциплинирует коллектив. Мера предусмотрена Трудовым законодательством. Она подкрепляет права руководства требовать от персонала производительности. Кроме того, дает полную картину занятости каждого сотрудника и путей мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду.
РВ фиксируется несколькими способами. От традиционного варианта в табеле учета времени, которые удобны в небольших компаниях, до применения биометрических систем, СКУД, IT-решений. Они дают возможность отмечать время прихода и ухода, соблюдение дисциплины, отклонения от норм и правил труда. Кто сколько трудится, в условиях нормированного/ненормированного дня, по гибкому графику или по сменному.
Оптимизация рабочего процесса в компании
Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено – закон Паркинсона.
Чем больше времени отвести на задание, тем дольше будем его выполнять. И не факт, что лучше. Скорее всего получится хуже, если слишком затянуть процесс. Правильно распределять внутренние ресурсы в течение дня, оставаться в состоянии мотивации помогает ПО CrocoTime.
В программном продукте реализуется функция тайм-трекинга. За счет нее контролируется деятельность отдельных специалистов и целых подразделений.
CrocoTime показывает уровень загрузки сотрудника. Постоянные переработки не несут положительных моментов, т.к. могут привести к выгоранию человека, к снижению его производительности. Понятно, что постоянно работать в высоком ритме невозможно. Какие функции программы учета рабочего времени позволяют переломить ситуацию:
- автоматические табели показывают пунктуальность персонала: кто игнорирует установленный режим, опаздывает/задерживается;
- детальные отчеты проясняют, сколько времени работники тратят на достижение конкретных целей, показывают эффективность команды, что дает ресурсы определить наиболее удобный механизм управления коллективом;
- мониторинг работы за ПК лояльно конкретизирует, какие сайты и приложения открывает сотрудник, разделяет их на продуктивные и непродуктивные;
- аналитика внутренних процессов раскрывает “узкие места”, определяет действия, которые больше не приносят прибыль, помогает в бизнес-планировании, подскажет, каким образом перераспределить силы специалистов для решения наиболее актуальных задач.
Доступ к личным показателям по занятости положительно сказывается на отношении сотрудников к своим обязанностям: меньше отвлекаются на посторонние темы, более организованы, вовлечены в деятельность компании. И в итоге выигрывают все. Не просто от потраченного времени на работу, а от использования времени максимально продуктивно.
Оптимизация производственных процессов затрагивает основные сферы изготовления продукции на предприятии:
- Повышение оборота продукции. В условиях конкурентного рынка повышение объемов продукции редко приводит к желаемому результату, лишь увеличивает затраты предприятия. Необходимо выделить продукт пониженной ценой, дополнительными характеристиками или другими преимуществами для клиентов, чтобы повысить оборот.
- Снижение операционных расходов. Оптимизация процессов на предприятии сводится к повышению эффективности работы сотрудников и снижению их численности. Также устраняются неиспользуемые складские помещения, оборудование.
- Рациональное распределение запасов предприятия. Снижение количества запасов приводит к промышленному застою, снижению объемов производимой продукции и общей стагнации для бизнеса. В рамках указанных мероприятий необходимо правильно рассчитывать количество и качество запасов. Работа с запасами проводится в комплексе с оборотом.
В результате всех процедур, производительность организации должна возрастать, а финансовые затраты оставаться на прежнем уровне либо уменьшаться.
При управлении предприятием в целях оптимизации производственной деятельности, в первую очередь, затрагиваются текущие процессы. Целью специалистов становится улучшение актуальных методов изготовления продукции. Только если оптимизационная деятельность не помогает улучшить состояние компании, используется модернизация оборудования.
Существует несколько основных методов сократить траты и увеличить доходы:
- Бережливое производство;
- Тотальная оптимизация всех процессов, происходящих в компании.
Задача специалистов заключается в том, чтобы оптимизировать производство на постоянной основе. Временные меры приносят или незначительный, или краткий результат.
Данная модель оптимизации подразумевает исключение любых процессов в организации, которые приводят к дополнительным тратам бюджета. Основное условие – изготовление ограниченного количества товаров, использование ограниченного числа сотрудников и т. д. В рамках оптимизации производства продукции и других сфер деятельности, при бережливом методе сокращаются траты на:
- Завод не занимается перепроизводством продукции, изготавливает ровно столько, сколько нужно потребителю;
- Материалы и сырье, образующиеся между этапами производства готовых изделий больше не хранятся на складах, сокращается производственный цикл;
- Изменяется расположение цехов и оборудования так, чтобы затраты на транспортировку материалов больше не требовались;
- Закупается дополнительное оборудование, исправляются проектные ошибки, чтобы сократить число циклов при производстве каждой единицы продукции;
- Сокращается количество запасов продукции в том случае, если они лежат без конкретной цели продажи;
- Минимизируется возможность изготовления бракованной продукции;
- Оптимизируется работа персонала, организуется удобное рабочее пространство для скорейшей работы.
Путь бережливого производства дает долгосрочный результат без потери в качестве итоговых товаров. Технология характеризуется ускорением и упрощением рабочих процессов, благодаря чему расходы понижаются естественным образом, а темп производства растет.
Я уже ни раз упоминал в своих статьях, что я работаю вместе с командой из 9-ти человек. Год назад для коммуникации с ними я использовал разные мессенджеры и соцсети, а для выдачи и контроля задач применял Google Drive и Google Таблицы.
Т.к. у каждого свои предпочтения мне приходилось с кем-то переписываться в ВК, с кем-то по почте, с кем-то в Skype или Viber. А бывало, что один и тот же человек писал мне и туда и туда. Понятное дело, что найти потом нужную информацию было крайне сложно.
Что теперь? Теперь я захожу в Битрикс 24, кликаю на «Новая задача», закрепляю файлик с ТЗ, назначаю дедлайн.
ВСЁ!!!
Не нужно никому отписываться, не нужно следить за временем выполнения, не нужно просматривать папки на Google Drive с выполненным заданием.
Так же стоит отметить, что помимо того что получилось объединить все действия в одном месте, так ещё хватает всего одного приложения на Android – Битрикс 24, чтобы ставить задачи и следить за их выполнением.
В итоге получилась вот такая связка:
- Google Drive + Google Таблицы + синхронизация с Битрикс 24 – для сотрудников.
- Evernote + синхронизация с Google Календарь + синхронизация с Битрикс 24 с помощью приложения Evernote для Битрикса – для меня.
Таким образом, все рабочие задачи, идеи и напоминания сразу же появляются в единственной программе – Битрикс 24, которая стоит на телефоне и доступна из любого уголка планеты, где есть Интернет.
Принципы тотального метода оптимизации производства отправляют предпринимателя к подчиненным. К процедурам по снижению затрат привлекаются сотрудники.
Формируется отдел или нанимаются специалисты в данной области, которые создают проект. На основании проекта можно оптимизировать производство, снизить затраты на покупку сырья и количество брака.
Программа подразумевает следующие факторы:
- Работники компании знают производственный процесс лучше начальства. Недостатки оборудования, неудобные моменты в работе, неправильное распределение ресурсов – все это влияет на качество и скорость изготовления продукции.
- При разработке проекта используется мозговой штурм, на котором во внимание принимаются даже самые безумные идеи. Впоследствии из них могут получиться интересные варианты по снижению расходов компании.
- Чтобы сотрудники компании активнее принимали участие в разработке проекта, используется материальное вознаграждение. Из всего коллектива отбирается рабочая группа, которая будет направлять специалистов.
- Деятельность рабочей группы отслеживается руководством предприятия. Для выполнения задач оптимизации производства необходим жесткий контроль и сотрудничество всех слоев персонала.
В России уже используется данный вид оптимизации на крупных предприятиях. Обе модели позволяют добиваться значительных результатов в улучшении работы фабрики или другой промышленной компании.
146%-ый способ оптимизации рабочих процессов и времени
Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка “по делам” даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля.
Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным.
Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.
Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.
Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.
В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом “почему так”.
Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости.
Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму.
А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.
Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.
Впрочем, желание сэкономить на издержках не представляется единственным мотивом для преобразований. В большинстве случаев в качестве предпосылки для оптимизации рабочего процесса выступает чётко сформировавшееся мнение, что деятельность подразделения в том виде, в котором оно существует на текущий момент, недостаточно эффективна. То есть сотрудники не в полной мере выполняют свои обязанности и необходимо применить некоторые способы оптимизации работы.
Наиболее часто формулировка запроса является своеобразным элементом, приводящим в действие последующий преобразовательный процесс. Именно он (запрос) характеризуется как начальный этап оптимизации. Далее следует формирование направленности на квалифицированный рост, налаживание инструментов для получения качественного результата, параллельно с увеличением выпуска продукции или объёма за единицу времени.
В конечном итоге происходит снижение себестоимости выполняемых работ и непосредственно самой продукции, а главным достижением становится рост таких показателей, как рентабельность и прибыльность.
Общеизвестные способы оптимизировать работу представляют перечень нижеследующих действий.
1. Использование автоматизации стандартизированной деятельности. Как пример можно привести создание и применение шаблонов, заложенных в компьютерные программы. Позволяет существенно сократить время на выполнение заданий.
2. Отсеивание ставших ненужными работ, которые чётко начинают прослеживаться как при проведении стандартизации рабочих процессов, так и при конечном моменте, когда происходит оценка эффекта результативности.
3. Применение параллельного метода ведения процессов. Ещё одно направление по существенному сокращению времени с сохранением качественных результатов.
Дополнительным пунктом можно считать проведение реинжиниринга деятельности. Что характерно, речь здесь идёт не об увеличении численности всевозможных функций, включая обязанности и поручения руководящего состава. Прежде всего, реинжиниринг как понятие характеризует процесс фундаментального переосмысления и радикальной реконструкции организации (предприятия) и связанных с ней значимых процессов.
У реинжиниринга есть основные принципы, на которых строятся бизнес-процессы. В своём роде они также представляют собой способы оптимизации деятельности. Среди них стоит обозначить следующие:
1. Предоставление исполнителям возможности самостоятельно принимать решения, что соответственно повышает самоконтроль.
2. Объединение нескольких рабочих операций в один чётко слаженный системный процесс. Это рождает концентрацию ответственности.
3. Подбор наиболее эффективных вариантов выполнения работ в зависимости от сложившейся ситуации.
4. Качественное сокращение общего объема проводимых согласований, всевозможных проверок и контроля.
Что такое оптимизация рабочего процесса
Сами мероприятия проводятся после анализирования состояния внутренних резервов. Оно, в свою очередь, подразумевает дальнейшее формирование объединённого перечня функций распределённых внутри подразделения.
Перечень по своему составу напоминает должностную инструкцию. Различие состоит в том, что его составляют на всё подразделение в целом, разбив внутри на формулирование функций по отдельным должностям. Можно сказать, что данный перечень, в каком-то смысле являет собой своеобразный список, где прослеживаются конкретные способы улучшения деятельности, касающиеся каждого работника в отдельности.
Говоря про оценку успешности в отношении выполнения функций, имеется в виду проверка качества выполняемой работы, закреплённой за каждым отдельным сотрудником, согласно упомянутому выше перечня. Вследствие данной проверки могут выявиться различные недочёты у отдельного работника или группы сотрудников, которые он или они должны будут устранить.
Последующие этапы мероприятий рассматривают такие меры, как выявление зависимости качественного выполнения функций от возникающих субъективных моментов, от факторов, возникающих вне подразделения, и так далее.
Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, следует для начала его создать и запустить. Под процессом понимается определенная последовательность действий, чтобы получить какую-либо ценность для того, кто заказал этот процесс.
Для примера рассмотрим ситуацию заказа шкафа через интернет-магазин. Шкаф – цель заказчика. Он стоит у него в комнате. Этот вид мебели доставлен клиенту в квартиру согласно тому самому бизнес-процессу, организованному интернет-магазином.
Понятия «оптимизации» и «сокращения» часто толкуют неверно, думая, что это одно и то же. Поэтому перед людьми, изучающими положение дел в компании, у работников появляется подсознательный страх. Но боятся тут нечего.
Оптимизация бизнес-процессов предполагает усовершенствование деятельности для выбора пути, который поможет достигнуть цели организации:
- сократить время на выполнение операции;
- снизить себестоимость товара, услуги;
- повысить качество изделий и, как следствие, удовлетворенность покупателей;
- достигнуть прозрачности операций, ресурсов и их распределения;
- добиться усиления контроля за деятельностью организации;
- высвободить ресурсы для развития предприятия;
- совершенствовать систему управления и планирования.
Цель задается в зависимости от позиционирования компании на рынке и ее стратегии. Например, магазины премиум-сегмента делают акцент на качественные свежие эксклюзивные продукты. Супермаркеты эконом-класса обычно демпингуют, то есть предлагают недорогие товары, скидки, акции.
- Как провести мозговой штурм среди сотрудников
- Этапы воронки продаж
- Закон Парето в бизнесе и в жизни
- Что такое трафик и как его посчитать
- Конверсия продаж: 19 причин низкой конверсии
- Обратный звонок на сайте
Оптимизация бизнес-процессов компании: пошаговая инструкция и разбор ошибок
Подготовка начинается с назначения руководителя, от работы которого зависит успешность проекта. Этот человек должен иметь подходящий характер, ресурсы и соответствующий статус. В небольших организациях такую роль берет на себя генеральный директор, в крупных компаниях – заместители руководителя по разным направлениям. Ставить на данную должность начальника отдела не совсем целесообразно, поскольку это грозит бюрократией и проблемными коммуникациями.
Состав проектной группы также важен. Оптимально, чтобы в ней работали специалисты компании и сторонние консультанты. Внутренние сотрудники занимаются совершенствованием существующих бизнес-процессов, а приглашенные работники обучают методам оптимизации.
Организацию-консультанта следует выбирать ответственно и тщательно. У нее должен быть опыт в своей сфере, положительные отзывы клиентов. Ценовой демпинг не следует считать приоритетом в выборе. Главное – узнать как можно больше о компании, поскольку на какое-то время она станет полноценным партнером, который будет иметь доступ к стратегической и даже секретной информации об организации-клиенте.
Сторонняя консалтинговая фирма оказывает услуги аудита, оптимизации бизнес-процессов, повышения профессионального уровня персонала. Материалов по данным вопросам много и в интернете, но все-таки имеет смысл обратиться к опыту специалистов по консалтингу, дабы не совершать грубых ошибок. Самообразование тоже будет не лишним, однако с участием профессионалов дело будет продвигаться быстрее и качественнее. Достаточно один раз качественно обучить собственных работников базовым технологиям, и платные услуги в дальнейшем не понадобятся.
Для совершенствования деятельности компании используется ряд инструментов.
- Исключение. Используется для ликвидации расходов, помех, свободных итераций, а также сокращения транспортных путей.
- Изменение. Используется для продвижения свежих алгоритмов, новых объемов работы, а также для улучшения технологий.
- Упрощение. Подразумевает облегчение рабочего процесса, оформления заказов.
- Ускорение. Предполагает использование последних технологий, в том числе автоматизацию участков с механическими работами.
- Стандартизация. Заключается в использовании мировых стандартов деятельности.
- Взаимодействие. Предполагает налаживание связей между отделами и введение в компании единой информационной системы.
- Добавление. Подразумевает дополнение нового бизнес-процесса необходимыми звеньями.
Первый шаг. Цель мероприятий
Часто владельцы бизнеса недоумевают, для чего необходима оптимизация бизнес-процессов, если очевидно, что процедуры должны оперативно функционировать при небольших материальных затратах. Это верно, но цель все-таки иная.
Для ее определения используют метод мозгового штурма, заменяя ключевой вопрос «почему?» на похожий вопрос «зачем?».
На это вопросы обязательно требуется ответить.
- Зачем увеличивать объем продаж? Чтобы получить дополнительную прибыль.
- Зачем усовершенствовать оформление накладных? Чтобы сделать выдачу товар быстрее.
- Зачем делать процесс выдачи товаров быстрее? Чтобы избегать ситуации, когда производство простаивает.
- Зачем нивелировать простои производства? Чтобы повысить объемы производства.
- Зачем увеличивать объем производства? Чтобы объемы продаж росли.
Поэтому оптимизацией бизнес-процессов можно считать достижение показателей увеличения прибыли. Конечно, для реализации данной цели мало усовершенствования процесса оформления документа в виде товарной накладной. Поэтому следует все шаги, связанные с получением прибыли, сформулировать в задачи.
Приведем еще один пример мозгового штурма.
- Зачем оптимизировать оформление накладных? Чтобы ускорить процесс получения товаров.
- Зачем делать процесс получения товаров быстрее? Чтобы производство не простаивало.
- Зачем убирать простои производства? Чтобы увеличить объемы производства.
- Зачем увеличивать объемы производства? Объемы не следует увеличивать, потому что настоящий объем удовлетворяет потребительскому спросу.
Этот пример мозгового штурма показывает, что компания некорректно сформулировала цели. Сама процедура оформления товарной накладной требует изменений. Следующие ответы на вопросы помогут разобраться в ситуации.
- Зачем оптимизировать процедуру оформления товарной накладной? Чтобы уменьшить трудозатраты и сократить число работников – участников данного процесса.
- Зачем уменьшать число складских сотрудников? Чтобы уменьшить расходы.
- Зачем нужно экономить? Чтобы снизить себестоимость товаров.
- Зачем уменьшать себестоимость товаров? Чтобы благодаря низким ценам завоевать рынок и укрепить свои позиции на нем. Уменьшение отпускной цены не заденет рентабельность производства.
В данном случае через акцент на оформление накладных в поле зрения попали другие направления, над которыми следует поработать. То есть настоящие цели намного серьезнее.
Корректная формулировка целей помогает оптимальному распределению сил, чтобы не обращать внимание и не тратить время на незначительные задачи.
Руководители зачастую высказывают сомнения, что, мол, оптимизация нужна, мы понимаем, в чем она заключается, но конкретных результатов представить не можем. Они не хотят видеть информацию в цифрах или письменный отчет в духе «производительность труда увеличилась на сорок процентов, а время процесса сократилось на пятьдесят процентов», а требуют конкретных решений и простых примеров «на пальцах».
Возьмем простой бизнес-процесс и проиллюстрируем пользу оптимизации.
Ситуация характерна почти для каждой компании. Один специалист заключает обычные договора. Работы у него много, приходится даже задерживаться после трудового дня. Он торопится все сделать быстрее. Коллеги жалуются, что в его договорах есть ошибки и недочеты, и это закономерно. Клиентов у анализируемого сотрудника много, и они тоже негодуют, когда он долго оформляет договор. Понятно, что человек не машина, он начинает ускорять темп и, конечно, делает ошибки.
Решено было наблюдать за его работой, чтобы продумать способы улучшения ситуации. В ходе наблюдения был сделан ряд выводов.
Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты – изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.
Как оптимизация бизнес-процессов влияет на работу
Запустить процедуру не так уж и сложно. Но для этого нужно выбрать цели и задачи, сферу, на которую будет направлена работа. Определиться с методикой, инструментами, способами. Выявить масштабы внедрения, необходимость коренной перестройки функционирования.
Но стратегий на данный момент множество, возможностей – море, выбор затруднен. В любом случае, какой бы метод ни был признан наилучшим в условиях компании, всегда стоит ориентироваться на 4 правила, которые остаются актуальными во всех вариациях улучшения.
Хорошая система работает без сбоев только тогда, когда внедрению предшествовал грамотный анализ. Опытный бизнес-оптимизатор всегда начинает работу со знакомства с проектом. Оценивает уровень и качество производства, текущие риски, прибыль, количество сотрудников. Разбирает, сколько отделов, какие они показывают результаты на разных этапах работы, от кого больше отдачи. Какие стоит упразднить, а какие расширить.
Нужно наглядное описание, лучше всего в форме схемы. И лишь когда она уже есть на руках, стоит переходить к каким-либо разработкам. Иначе неясны становятся не только цели и задачи, но также и слабые места, над которыми и нужно работать. Порой работа над одной сферой не дает результатов, потому что она тесно связана со второй, которая также неразвита. Лучше смотреть на вещи в целом.
Всегда стоит работать, начиная движения от частного к общему. Оценивать все причины, которые вывели предприятие к такому состоянию. Смотреть не только на то, что отдел плохо работает и что у него мало продаж. А еще и на цену, заявленную компанией, привлекательность товара в глазах покупателя, активность маркетинговой политики.
Оптимизация бизнес-процессов малого предприятия, средних компаний и даже огромных холдингов всегда работает на основе гибкой политики. Это значит, что комплекс должен легко подстраиваться под нужды всей организации в целом. Ведь любое неточное вмешательство, может улучшить показатели одной сферы и ухудшить в другой, которая работала стабильно. Предприятие – это живой организм, поэтому нельзя тронуть одни нерв и не задеть другие.
Несмотря на то что это очень непопулярная среди работников инициатива, которая не находит одобрения и понимания, а порой это обязательный путь. Особенно в том случае, если рабочие обязанности распределены неправильно. Как простой пример, на который можно ориентироваться – отделы привлечения клиентов, продажи товара и доставки. Именно первый из них отвечает за то, сколько фактически появится новых клиентов у проекта. Остальные лишь обрабатывают заявку, не влияют на объем. То есть, больше сил должно быть направлено на первый отдел. Но если в нем всего 2-3 сотрудника, а в остальных по целому десятку, то силы распределены нелогично. Два отдела нужно срочно сокращать, а первый, напротив, увеличивать. Но сотрудника из доставки же нельзя перевести в маркетинг, он не имеет навыков. Поэтому придется увольнять.