Как придать юридическую силу документу?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как придать юридическую силу документу?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других ­кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при ­рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все ­вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех ­необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, ­начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чревычайно важна для защиты интересов работодателя.

Как придать юридическую силу документу

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление ­заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ­ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

Пример 8

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт ­получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (…) О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Статья 79. Прекращение срочного трудового договора Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…). О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, ­сокращении численности или штата работников организации (…) О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на ­любом кадровом документе.

Пример 10

• Свежие
• Посещаемые

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление ­заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт ­получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других ­кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при ­рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все ­вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех ­необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, ­начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте . С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чревычайно важна для защиты интересов работодателя.

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление ­заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ­ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

Правовое поле подлинника документа и его копии

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт ­получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (…) О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Статья 79. Прекращение срочного трудового договора Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…). О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, ­сокращении численности или штата работников организации (…) О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на ­любом кадровом документе.

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

• учета наличия документов и отслеживания их движения;
• придания юридической силы документам компании;
• оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
• защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
• иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в ­существующий журнал);
• иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
• быть прошиты;
• содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

• соответствие формату, утвержденному государством,
• передача документов в соответствии с регламентом,
• квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Юридическая сила электронного документа

Итак, юридическую силу электронному документу придают:

— обязательные реквизиты;

— подтверждение полномочий создателя;

— подлинность и аутентичность.

Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:

— Федеральными законами:

ФЗ «Об инф-ции, инфор­матизации и защите инф-ции». Он не только дает определения важ­нейших понятий в сфере инфор­мации, но и определяет цели за­щиты инф-ции, а также угро­зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен­тир-е как обязательное усло­вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае­мого с помощью автомат. информац. и теле­коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.

Сегодня компании все чаще практикуют обмен договорами по электронной почте. Это ускоряет процесс сотрудничества, особенно, если контрагенты находятся далеко друг от друга. Прежде, чем ответить на вопрос о том, имеют ли сканированные копии договоров юридическую силу, нужно разобраться в особенностях их составления и подписания.

Для некоторых категорий сделок закон предполагает обязательную нотариальную форму с последующей государственной регистрацией перехода права или баз таковой.

Например, купля-продажа земельных участков, зданий и сооружений и т.п. Такие договора становятся действительными только после нотариального заверения и регистрации. Их сканы не имеют юридической силы, и могут передаваться по электронной почте только в ознакомительных целях.

Те договора, для которых предусмотрена простая письменная форма (без соблюдения названных формальностей), могут заключаться в электронном виде. Законодательство не запрещает субъектам обмениваться такими документами через интернет.

То есть руководитель одной компании может подписать бумажный договор от руки, отсканировать его и в виде файла направить своему контрагенту.

Однако для применения такого способа необходимо, чтобы в случае возникновения спора, стороны могли доказать тот факт, что именно они обменивались спорным документом, а не третьи лица. То есть нужно доказать, что электронный адрес отправителя принадлежит именно стороне сделки.

Так что по факту сканированная копия не имеет юридической силы. Но доказать свою правоту через суд, при возникновении разногласий, вполне реально. Чтобы обезопасить себя, можно наделить юридической силой электронный договор.

Задать вопрос юристу

Для того чтобы документ имел юридическую силу необходимо, чтобы была соблюдена определенная форма и имели место соответствующие составляющие.

Документ, имеющий юридическую силу, должен быть оформлен надлежащим образом. Для разного вида документов предусмотрена своя определенная форма. Для большинства документов – это простая письменная форма составления. Для некоторых документов требуется нотариальное заверение, для других – обязательная государственная регистрация.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть составлен уполномоченным органом, либо лицом имеющим право на составление данного документа. Документ должен соответствовать нормам действующего законодательства.

При этом у документа обязательно должны быть реквизиты. Юридическую силу документу придают следующие реквизиты:

• Наименование организации, составившей документ;
• Дата;
• Регистрационный номер;
• Подпись составителя;
• Печать;
• Грифы согласования и утверждения.

В разных видах документов используются различные реквизиты, придающие документу юридическую силу. Так, например, при составлении жалобы требуется указать наименование должностного лица, которому направляется документ, данные заявителя, название документа, перечисление обстоятельств, послуживший причиной направления данного документа, число и подпись. Таким образом, любой документ, имеющий юридическую силу, должен быть составлен в соответствии с реквизитными правилами.

Однако, только указания всех необходимых реквизитов не достаточно для придания юридической силы документу.

Документ не имеет юридической силы, если он содержит недостоверную информацию и подпись. Подпись должна быть поставлена собственноручно уполномоченным лицом. Для обеспечения юридической силы электронного документа необходимо соблюдение технологии применения электронной подписи и процедуры подписания электронного документа.

Для того чтобы установить, имеет ли документ юридическую силу, Вам может потребоваться помощь юриста.

• Консультация юриста от 0 до 2000 руб.
• Анализ документов от 3000 руб.
• Подготовка жалоб, заявлений, претензий, ходатайств от 5000 руб.
• Составление искового заявления, отзыва, возражения от 6000 руб.
• Защита в суде от 25000 руб.
• Обжалование решения суда от 7000 руб.
• Исполнительное производство от 15000 руб.

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены как минимум подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе, заявление может быть создано и автоматизированным путем, но тем не менее после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа — «Заявление».
2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.
3. Составитель — от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.
4. Текст заявления.
5. Подпись составителя заявления.
6. Дата составления заявления.
7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения — при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другому журналу, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), где указан номер, дата принятия документа и подпись ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.
9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или которое уполномочено решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение, и (при необходимости) даты, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.
10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Пример 8.

Издан приказ от 10 мая 2007 г. N 55
———¬
¦Подпись¦ Н.А. Глухов
L———
11 мая 2007 г.

Пример 9.

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником прекращается (ст. 79 ТК РФ), и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

В Трудовом кодексе РФ мы находим много норм, содержащих требование именно письменной формы уведомления, например ст. ст. 74, 79, 123, 180 и др.

Во всех этих случаях и иных случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Пример 10.

Уведомление

N 12 от 12.07.2006

Специалисту по координации поставок

Дролову А.Т.

О предполагаемом сокращении штатов

Довожу до вашего сведения, что 10.07.2006 было утверждено новое штатное расписание N 18, которое будет введено в действие 15.09.2006.

Согласно штатному расписанию ваша должность специалиста по координации поставок отдела реализации будет сокращена.

В связи с предполагаемым сокращением должностной позиции специалиста по координации поставок предлагаем вам рассмотреть имеющиеся в настоящий момент времени в компании вакансии, которые подходят вам по уровню квалификации:

1. Логист.
2. Менеджер по поставкам хозяйственного отдела.
3. Специалист по статистике.

С должностными обязанностями и условиями работы на данных должностных позициях вы можете быть ознакомлены подробно в службе персонала (кабинет 304).

В случае вашего согласия на перевод на одну из предложенных вакансий просим вас подать в службу персонала соответствующее заявление.

Если ни одна из предлагаемых должностей вам не подойдет, то 15.09.2006 трудовой договор с вами будет расторгнут по сокращению штатов согласно п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ с выплатой выходного пособия в размере, установленном в ст. 178 Трудового кодекса РФ.

Генеральный директор ———¬ А.Д. Иващенко
С уведомлением ознакомлен: ¦Подпись¦
———¬ L———
¦Подпись¦
L———
—————— А.Т. Дролов
«13» июля 2006 г.

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

• учета наличия документов и отслеживания их движения;
• придания юридической силы документам компании;
• оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
• защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
• иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);
• иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
• быть прошиты;
• содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее.

Пример 11.

В журнале учета заявлений
Прошито и пронумеровано 120 (сто двадцать) листов.
Генеральный директор:
———¬
¦Подпись¦ О.Ж. Смирнов
L——— ————¬
12.05.2006 ¦ Печать ¦
Печать организации ¦организации¦
L————

• быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»)).

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.

Пример 12.

Как придать документам юридическую силу за рубежом

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Судебно-арбитражная практика

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов.

Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался.

Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар (предоставлять услуги) по договору, который потом будет оспорен, рискованно: товар будет отгружен (услуга оказана), а денег вы можете так и не дождаться. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:

– сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;

– а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит.

Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций.

Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ.

Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя.

Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом.

К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости — на других экземплярах, например при заключении договора.

Поэтому, когда речь заходит о соглашении, которое не подписала хотя бы одна из его сторон (а уже если обе – то тем более!), сразу напрашивается вывод – соглашение по условиям сделки не достигнуто, соответственно – оно не заключено, соответственно – ни у одного из контрагентов нет обязанности выполнять то, что в нем оговорено.

«Отсутствие подписи является нарушением письменной формы сделки, – признает московский адвокат Сергей Воронин.

– При этом, согласно пункту 1 статьи 162 ГК РФ, такое несоблюдение не лишает ее участников права приводить письменные и другие подтверждения того, что их договоренность – жизнеспособна (конечно, за исключением случаев, специального оговоренных в законе)».

Иными словами, если у участников некорректно оформленной сделки, помимо неподписанного контракта, имеются другие документы, из которых видно, что стороны были четко намерены выполнять договоренность или уже частично ее выполнили, это вполне может означать действительность соглашения.

Неквалифицированную или простую подпись можно использовать в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Простая подпись не гарантирует, что документ

не был изменен.

»В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью.

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.

Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной.

При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения.

Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия.

Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

1. Пишется она от руки.
2. Посередине ставится название документа (Расписка).
3. Ниже слева название населенного пункта (г. Москва).
4. Тут же справа дата, ставится полностью (восемнадцатое октября две тысячи шестнадцатого года).
5. ФИО полностью (Я, ФИО).
6. Далее идут: полные паспортные данные, дата рождения, адрес по паспорту, адрес по месту проживания обеих сторон.
7. Сумма денег прописью и цифрами.
8. Наименование валюты.
9. Дата возврата денег.
10. После текста документа ставится число в левом нижнем углу и подписи обоих исполнителей.

    Личная подпись должна быть выполнена, как и в паспорте.

Иногда людям необходимо заверить свои действия на бумаге, например, если вы одолжили денег, пусть даже знакомому человеку, или доверили в пользование ценную вещь. Такая бумага будет называться – расписка.

Является ли она официальным документом и имеет ли расписка юридическую силу? Вы сможете это понять, прочитав данную статью.

Разберем вопрос, что подтверждает юридическую значимость электронной подписи. Справка: электронная подпись — это изображение или группа символов/цифр, позволяющие подписать юридический цифровой документ или поручение. Важно разделять два понятия: сила и значимость подписи. Информация на бумажном носителе представляет самостоятельный объект.

Нанесенный вручную на нее опознавательный знак призван подтверждать его достоверность. Процесс его создания не оспаривает достоверность причастности ответственного лица. Цифровой вариант подразумевает возможность вмешательства третьих лиц. Только применение сертифицированного ключа подтверждает отношение субъекта к формированию документа.

Иметь доступ к зашифрованным данным может только владелец или ответственное доверенное лицо.

Именно благодаря внесению в систему электронного документооборота (СЭД) данных о владельце договор, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу. Он позволяет достичь договоренности между сторонами о признании равнозначности бумажного и цифрового носителя.

В этом заключается сила электронной формы подписи.

Аббревиатура ЮЗЭД (юридически значимый электронный документ) довольно часто употребляется в статьях и докладах об электронном документообороте.

Чем отличается документ, обладающий юридической значимостью? Для этого нам необходимо определить, что такое юридическая значимость документа. Нужное определение дается в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая значимость тесно связана с понятием юридической силы документа, однако необходимо их отличать (об этом мы уже рассказывали в статье «Бумага или двоичный код: испытание на прочность»).

Этим же упомянутым выше стандартом определено понятие юридической силы документа.

В СЭД формальными документами считаются:

отчетность

счета-фактуры

трудовой договор с сотрудником, работающим на удаленной основе

истребуемые документы, их опись

Юридическое значение подпись принимает в случае соответствия формату и соблюдения условий оформления подписи. Необходима передача электронной информации строго по протоколам. Если после проверки подтверждается достоверность поставленного знака, договор официально признается. Формат подписи должен отвечать правилам регистрации квалифицированной ЭП (КЭП).

При получении подобного договора сторона имеет право на проверку через соответствующие системы. Зашифрованная подпись на информации (КЭП) по умолчанию считается равной собственноручному созданию документа. Она имеет юридическую силу, признается наравне с рукописным вариантом. Подобный электронный договор с изображением подписи, юридическая сила которого признается значимой, регулируется государством.

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

• наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
• применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
• наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

ФЗ от 6 апреля 2011 года прията юридическая сила ЭЦП. Согласно принятым положениям, подпись имеет вид простого изображения. С ее помощью разрешается подписать юридический документ, договор купли-продажи или аналогичную документацию.
Применение электронного образца подписи подтверждает согласие ответственного лица на услугу или заключение соглашения. Сила и значимость ЭЦП имеет признание наравне с собственноручно подписанным вариантом.

Использование ЭЦП упрощает вопросы документооборота. Ее сила позволяет ускорить процесс передачи информации о согласии стороны на услугу или действие. Применима подпись в случаях, когда поддерживается система приема/передачи цифровой электронной подписи.

Изображение имеет силу, если оно правильно зарегистрировано и внесено в реестр. Провести эти действия рекомендуется не самостоятельно, а обратившись к специалистам. Это исключит ошибки при создании образца, гарантированно утвердит юридическую силу заложенной информации.

Оформление юридически значимых документов и ответственность

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

• Конституционные нормы и правила всегда стоят выше, чем положения каких-либо законов или правовых актов исполнительной правящей ветви.
• Законы и подзаконные акты, являющиеся носителями высшей правовой силы, могут приниматься только теми органами, которые предусмотрены конституционными нормами.
• Последовательность действий в принятии законов, а также и подзаконных актов установлена Конституцией и не может ей противоречить.
• Если закон противопоставляется Конституции, то его либо отменяют, либо изменяют таким образом, чтобы он соответствовал ей.

Копии выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.

В п. 2.1.3. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», а так же в п.

3.18. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 52069.0-2003 «Защита информации.

Система стандартов. Основные положения» документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В абзаце 4 пункта 1 Указа N 9779-Х, говорится «верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Можно очень просто легализовать документ во исполнение договора (акт, спецификацию и тыды), переданные по факсу — прописать в договоре, что они имеют юр. силу для сторон и указать номер, с которого и на который идет факс.

Да читал я пункт 3 ст 75 АПК, читал.

я ваше внимание на 8 пункт той же статьи обращаю.

суд используя норму указанного пункта в любой момент может (а на мой взгляд, обязан) потребовать подлинник или заверенную копию документа, на который вы ссылаетесь.

Инспекцией было принято решение об отказе в государственной регистрации на основании непредставления определенных законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» необходимых документов.

Основанием для этого явилось то, что отсутствовал, подтверждающий представление установленных законодательством сведений в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации.

Копия — это, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной.

Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Таким образом, отсканированный документ – это электронный образ документа. Замечу здесь, что больше никаким другим нормативно-правовым актом в настоящее время не дано определение интересующего нас понятия.

Из этого следует, что суд не имеет права рассматривать «электронные образы» в качестве доказательств по гражданским делам, т.к.

абзац 2 статьи 55 ГПК представляет их в закрытом перечне: «Эти сведения могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов».

• Задачи кадровой службы
• Структура кадровой службы
• Трудовое право
• График отпусков
• Штатное расписание
• Ответственность работника
• Удаленная работа

Похожие записи:

• Отчетность ип при осно в 2024 году
• Что положено за третьего ребенка в 2024 в волгоградской области
• Цены на электричество в Москве и Московской области с 1.07.2021 (Мосэнергосбыт)