Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец спецификация к договору поставки мебели». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Спецификация на поставку товара
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Форма спецификации к договору поставки
Предметом соглашения является поставка Поставщиком мебели в согласованные сторонами сроки.
Претензии по договору поставки мебели
В случае, если мебель не соответствует по качеству договоренностям сторон, покупатель имеет право предъявить претензию (товарную рекламацию) поставщику, а последний обязан ее рассмотреть и в случае объективности претензии либо заменить мебель в разумные (прописанные договором сроки), либо вернуть полученне за мебель денежные средства. Претензионный спор сторон может происходить, как в рамках закона о защите прав потребителей, так и в порядке, прописанном в договоре.
Соглашением сторон может быть предусмотрен любой, предусмотренный законом, порядок взаиморасчетов сторон. Как правило, ввиду специфики мебельной отрасли и наличии предзаказа, покупатель оплачивает от 30 до 50% от стоимости мебели. После ее поставки, происходит окончательный взаиморасчет.
В случае, если покупателем по договору выступает юридическое лицо, зачастую оплата происходит с отсрочкой платежа, достигающей в некоторых случаях 120-150 дней.
Купля-продажа товара, оказание услуг, выполнение работ — основные операции, характерные для предпринимательской деятельности. Любая сделка требует оформления договорных обязательств. Гражданский кодекс РФ допускает заключение контракта в устной форме, если письменная форма не установлена как обязательная (статьи 158 и 434 ГК РФ). Письменная форма договорных обязательств является предпочтительной, поскольку позволяет согласовать условия, удовлетворяющие обе стороны сделки. Условия подробно формулируют в приложении или в тексте контракта. Договор является заключенным в том случае, если в нем согласованы все существенные стороны:
- стороны сделки (например, поставщик и покупатель);
- предмет договорных обязательств;
- сроки (передачи товара покупателю, оказания услуг выполнения работ) и др.
Статья 429.1 ГК РФ допускает заключение рамочного контракта. В нем согласовываются общие условия, которые в дальнейшем конкретизируются путем заключения приложений. Рамочные договорные обязательства согласовываются на длительный период времени. Они удобны, если предполагается длительное сотрудничество, например:
- партионные поставки, по которым точное наименование товаров устанавливается позднее либо перечень товаров очень велик;
- оказание ряда типовых услуг, конкретный перечень которых устанавливается только в момент их оказания.
Вначале определим, что такое спецификация к договору поставки, — это приложение к рамочному контракту. Оно является его неотъемлемой частью и хранится вместе с основным документом. В этом приложении конкретизируются предмет сделки, цена поставляемой продукции, стоимость оказываемых услуг. Допускается включение в него уточнения сроков и условий поставки.
Поскольку форма спецификации к договору поставки не установлена законодательно, составить ее разрешено в произвольном виде. Но необходимо соблюдение правил, установленных деловым документооборотом.
Шаблон документа:
|
Приложение к договору № _____ от _____________ СПЕЦИФИКАЦИЯ № ______
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
А это инструкция, как оформить спецификацию к договору поставки или купли-продажи:
1. Необходима ссылка на контракт, к которому заключено приложение.
Обязанность по составлению документа лежит на поставщике (исполнителе). Внутри компании необходимо закрепить обязанность оформления за ответственным сотрудником. Обычно это менеджер по продажам.
При частом использовании целесообразно разработать типовой бланк спецификации и применять его в деятельности. Это позволит избежать ошибок при оформлении.
После составления форма подписывается ответственным лицом компании и направляется для согласования второй стороне сделки.
Спецификация (Приложение к Договору розничной купли-продажи мебели)
При составлении приложения к поставочному контракту в нем необходимо в табличной части указать:
- точное наименование каждого товара;
- количество поставляемого товара каждого вида;
- цену за единицу без НДС;
- стоимость без НДС и с НДС;
- сумму налога на добавленную стоимость;
- итоговую стоимость партии.
Любое приложение является неотъемлемой частью контракта. На порядок внесения изменений к нему распространяются общие правила. В любой момент условия сделки пересматриваются по соглашению сторон. Возможна полная отмена ранее заключенного приложения. Либо принятие его в новой редакции. Оформляются такие изменения путем заключения дополнительных соглашений.
Скачать бесплатно бланк спецификации к договору поставки товара
Скачать бесплатно образец спецификации к договору поставки товара в word
Скачать образец спецификации к договору изготовления мебели
Скачать образец спецификации для договора оказания услуг
Скачать образец спецификации к контракту без НДС
Стороны заключают Договора розничной купли-продажи мебели, т.е. договор, в соответствии с которым Продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать Покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. После замера помещения Стороны согласовывают характеристику, описание мебели в соответствии с заказом Покупателя и его потребностями. Характеристика приобретаемой мебели по Договору розничной купли-продажи, согласовывается Сторонами в Спецификации.
- Продавец – индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, осуществляющие предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу;
- Покупатель – физическое лицо, приобретающее товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.
- реквизиты Договора розничной купли-продажи мебели, дата замера;
- наименование Сторон Договора розничной купли-продажи мебели;
- характеристики мебели – размеры, материал, из которого должна быть изготовлена мебель, цвет, комплектация, фурнитура;
- иные характеристики, которые Стороны сочтут необходимым указать в Спецификации.
Спецификация скрепляется подписями Продавца и Покупателя, является приложением к Договору розничной купли-продажи мебели и его неотъемлемой частью.
Ответственным назначается менеджер или руководитель подразделения, в ведении которого находится договор поставки, юрист и другие сотрудники.
Единой формы составления спецификации нет, поэтому можно ее составлять в свободной форме. Но если у Вас на предприятии имеется своя утвержденная форма по составлению спецификации, то в этом случае нужно заполнять спецификацию по этому шаблону.
Основное внимание следует уделить двум составляющим:
- Спецификация должна иметь соответствие утвержденным стандартам делопроизводства
В шапке спецификации должны быть прописаны:
- Номер договора и дата его заключения, именно к данному договору и будет прикреплено приложение по спецификации
- Указывается номер спецификации, он будет такой же, как номер приложения
- Нужно будет обозначить название документа
Основная часть будет состоять из таблицы, в ней будут прописаны:
- Название продукции;
- Количество товаров и материалов;
- Единицы измерения товаров;
- Цена за 1 единицу;
- Итоговая сумма.
Храниться спецификация может в особой папке, в которой будет находиться договор. Срок хранения может быть обозначен только законодательством России или на основе местных актов предприятия.
Спецификация может передаваться теми же способами, что и договор: по почте России, с помощью курьера, через специальные электронные средства связи, но при условии наличия ЭЦП, иногда это можно сделать при помощи факса.
Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.
Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.
На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.
Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.
Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.
Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.
Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:
— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
— наименования, юрид. названия, адреса сторон;
— налог. и банк. реквизиты;
— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.
Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.
Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.
Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.
Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.
Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.
Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.
В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.
Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:
● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.
● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.
● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.
● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.
● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.
● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.
● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.
Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.
Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант — помощь квалифицированного специалиста.
Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.
в соответствие со спецификациейг. «» 2024 г. в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Поставщик», с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Покупатель», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:
1.1. Поставщик обязуется передать в собственность Покупателю оборудование (далее –Оборудование), ассортимент, количество, комплектность, цена единицы и общая стоимость которого установлены в согласованных сторонами счетах к настоящему договору (далее – Счетах), являющихся его неотъемлемой частью, а Покупатель обязуется принять и оплатить это оборудование в порядке и сроки, определенные настоящим договором.
Договор на изготовление и поставку мебели
3.1. Право собственности и риски случайной гибели Товара переходит от Поставщика к Покупателю с момента передачи Товара Поставщиком Покупателю и подписания накладной со стороны Покупателя.
3.2. Отгрузка товара Покупателю происходит после полной оплаты данного товара, в течении рабочих дней, после изготовления оборудования. Срок изготовления указан в счете.
3.3. При изменении сроков оплаты и поставки Товара сторонами заключается Дополнительное соглашение к Договору, которое является неотъемлемой частью Договора после его подписания сторонами.
3.4. Поставщик обязан уведомить Покупателя о дате отгрузки Товара.
3.5. Качество и комплектность поставляемого оборудования должно соответствовать стандартам, техническим условиям и требованиям фирмы-производителя, и подтверждаться соответствующим сертификатом соответствия и паспортом (гарантийным талоном).
3.6. Допускается досрочная и (или) частичная поставка.
4.1. Поставщик обязан:
4.1.1. Поставить оборудование надлежащего качества, в ассортименте, количестве и в сроки, указанные в счете к настоящему договору.
4.1.2. Передать Покупателю сопроводительные документы:
- накладная (форма Торг-12);
- счет-фактура;
- паспорт (гарантийный талон);
- сертификат соответствия – копия (в случае, если оборудование подлежит обязательной сертификации);
- техническую документацию: схемы электрические принципиальные, инструкции по монтажу и эксплуатации и др.
4.1.3. Поставить оборудование в упаковке, соответствующей характеру данных изделий, обеспечивающей его сохранность от повреждения при перевозке автотранспортом и разгрузке с условием соблюдения правил транспортировки и разгрузки данного оборудования.
4.1.4. Выполнить иные обязанности, предусмотренные настоящим договором.
4.2. Покупатель обязан:
4.2.1. Оплатить поставляемое оборудование в срок и с соблюдением порядка и формы расчетов, предусмотренных настоящим договором.
4.2.2. Осуществить проверку при приемке оборудования по количеству, комплектности, ассортименту, подписать соответствующие документы (накладную и т.д.).
4.2.3. Выполнить иные обязанности, предусмотренные настоящим договором.
5.1. Приемка оборудования по количеству, комплектности, ассортименту и товарному виду осуществляется во время передачи уполномоченному представителю Покупателя. После подписания накладной претензии по количеству, комплектности, ассортименту и явным недостаткам оборудования не принимаются.
5.2. Приемка оборудования по качеству осуществляется в соответствии с паспортом (гарантийным талоном).
5.3. Обязательства Поставщика по передаче оборудования считаются выполненными с момента передачи оборудования и подписания представителем Покупателя накладной.
6.1. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и данным договором.
6.2. За несвоевременную передачу оборудования по вине Поставщика он уплачивает Покупателю неустойку в размере % от стоимости не переданного оборудования за каждый день просрочки в течение первого месяца, а со второго месяца по % за каждые календарных дней.
6.3. За несвоевременную оплату оборудования и (или) нарушение сроков вывоза оборудования Покупатель уплачивает Поставщику неустойку в размере % от стоимости соответственно неоплаченного или не вывезенного оборудования за каждый день просрочки в течение первого месяца, а со второго месяца по % за каждые календарных дней.
6.4. Штрафные санкции начисляются исключительно по письменному требованию заинтересованной стороны. При не предъявлении претензии за ненадлежащее исполнение условий настоящего договора размер неустойки равен нулю.
6.5. Все возникающие претензии по настоящему договору между сторонами должны быть рассмотрены в течение дней с момента получения претензии. Уплата штрафных санкций не освобождает стороны от исполнения своих обязательств по договору.
6.6. В случае не достижения взаимоприемлемых решений в ходе переговоров между сторонами, спор подлежит рассмотрению в Арбитражном суде по месту нахождения истца.
6.7. Стороны не несут ответственности за убытки (упущенную выгоду, реальный ущерб), возникшие в результате нарушения обязательств, предусмотренных настоящим договором.
→ Бланки → Спецификация → Форма спецификации выполняемых работ (приложение к государственному контракту на выполнение работ для государственных нужд) Тематика документа: Спецификация Файл текстовой версии: 3,3 кб Сохранить документ: Cкачать документ » Образец документа: Приложение 1 к Государственному контракту N от » » 201 г. ФОРМА СПЕЦИФИКАЦИИ ¦СПЕЦИФИКАЦИЯ¦ ¦ВЫПОЛНЯЕМЫХ РАБОТ¦ ¦¦ ¦Место выполнения Работ: ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦N¦Наименование¦Количество¦Стоимость Работ, руб., в то즦 ¦¦п/п¦и характеристика ¦(объем¦числе НДС — %¦¦ ¦¦¦выполняемых Работ¦предоставляемых+ +¦ ¦¦¦¦Работ)¦Цена за¦Общая стоимость¦¦ ¦¦¦¦¦единицу Работы/¦Работ¦¦ ¦¦¦¦¦За отчетны馦¦ ¦¦¦¦¦период (месяц) ¦¦¦ ¦+ + + + + +¦ ¦¦1¦¦¦¦¦¦ ¦+ + + + + +¦ ¦¦2¦¦¦¦¦¦ ¦+ + + + + +¦ ¦¦3¦¦¦¦¦¦ ¦+ + + + + +¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦+ + + + + +¦ ¦¦ИТОГО: стоимость Работ по Контракту составляет рубле馦 ¦¦ копеек, в т.ч.
- Заказчик – лицо (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель), имеющее намерение заказать или приобрести, либо заказывающее, приобретающее отделочные работы.
- Подрядчик – лицо (физическое или юридическое лицо, или индивидуальный предприниматель), выполняющее работы.
При этом в отношении физических лиц законом установлено, что индивидуальное предпринимательство имеют право осуществлять только:
- граждане Республики Казахстан;
- постоянно проживающие в Республике Казахстан (при условии наличия вида на жительство в Республике Казахстан) граждане Республики Беларусь, Кыргызской Республики и Российской Федерации.
Спецификация — письменный документ, подписываемый заинтересованными лицами в котором идентифицируется какой-либо товар или услуги.
Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки.
Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места.
Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:
- возмездного оказания услуг;
- подряда;
- некоторых других.
По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.
Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:
- Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
- Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:
- номера по порядку (для удобства);
- полные наименования товаров;
- количество товаров;
- единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
- цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
- общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.
- Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
- Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
- Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.
Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.
А готовый пример заполненного представлен ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.
Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.
В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.
Образец заполнения формы (бланка) спецификации к договору поставки
При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:
- Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
- Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
- Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
- Исправления и помарки не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
- Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.
При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:
- электронной почты (при наличии электронных подписей);
- Почты России (лучше отправить заказным письмом);
- курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
- через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.
Спецификация — это приложенный к договору поставки перечень товаров, которые надлежит поставить заказчику. Он конкретизирует наименование, количество, ассортимент, а иногда и цену поставляемого товара.
Составляются спецификации в различных случаях. Самым распространенным является ситуация, когда между сторонами заключен длящийся договор поставки, подразумевающий постоянные взаимоотношения между заказчиком и поставщиком, согласно которым последний периодически поставляет различную продукцию.
Поставщик обязан произвести и доставить товар определенного качества в назначенные сроки. Обязанность покупателя – полностью произвести платеж (по факту поставки) в течение времени действия соглашения за выполненную работу поставщика. Договора, накладные листы и счета-фактуры – необходимые бухгалтерские документы для покупателей и юридических лиц, необходимые для фактического подтверждения всех расходов компании (в налоговой инспекции). Как правило, доставку продукции осуществляет поставщик. Отгрузка мебели производится тем видом транспорта, что указывается в договоре (согласно условиям партнеров).
- Договор поставки продукции
- Договор поставки цемента
- Экспортный контракт на поставку мазута
- Гарантийное письмо. Оплата за поставку товара
- Договор (контракт) на поставку комплектного оборудования на условиях FOB
- Договор на поставку продукции (товаров)
- Договор на поставку
- Договор поставки (2)
- Договор поставки (3)
- Договор поставки (4)
- Договор поставки (общая форма)
- Договор поставки и монтажа оборудования
- Договор поставки на условиях DDP
- Договор поставки на условиях выборки товаров
- Договор поставки оборудования на условиях CIF
- Договор поставки продовольственных товаров
- Договор поставки с условием об отсрочке платежа
- Договор поставки трикотажных изделий
- Договор поставки угля
- Договор поставки
На бланке должна быть отмечена дата заключения данного соглашения. Если во время поставки продукции был нарушен один из пунктов спецификации, то данное действие уже подлежит применению штрафа за невыполнение условий договора. Спецификация к договору на поставку товара должна быть заверена подписями и печатями обеих сторон договора. При условии отсутствия одной из подписей сторон договора спецификация считается несогласованной и незаключённой, что освобождает от исполнения её пунктов. Как и договор поставки, документ выполняется в 2 экземплярах, каждый из которых выдается на руки поставщику и покупателю.
ДОГОВОР № ___
НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ МЕБЕЛИ
Исполнитель: Общество с ограниченной ответственностью « Истринская мануфактура »,
в лице Генерального директора Зуева Михаила Анатольевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и
Заказчик: ____________________________________________________________________ с другой стороны ( Стороны ), заключили настоящий Договор о нижеследующем:
1. Предмет и стоимость договора
1.1. В соответствии с настоящим Договором Исполнитель обязуется изготовить и передать в собственность Заказчику мебель, изготовленную по индивидуальному заказу, в собранном и установленном виде, а Заказчик обязуется принять эту продукцию и уплатить за нее определенную настоящим Договором цену.
1.2. Ассортимент, количество, цена единицы продукции, доставка «до подъезда», монтаж мебели и общая сумма Договора определяются в Спецификации к Договору (Приложение 1 ).
2.1. Оплата Заказчиком стоимости продукции производится на основании Спецификации и выставляемых Исполнителем счётов в следующем порядке:
2.1.1. Предоплата в размере 70% от суммы изготовления мебели по Договору в течение 3 (Трех) банковских дней с момента подписания Заказчиком Спецификации путем выставления счета Исполнителем .
2.1.2. Остаток в размере 30% процентов от суммы изготовления мебели по Договору осуществляется в течение 3 (Трех) банковских дней с момента уведомления Заказчика о готовности заказа и выставлении соответствующего счета.
2.1.3. После согласования с Заказчиком сроков проведения монтажа мебели Исполнитель в соответствии со Спецификацией выставляет счет на 70% предоплату монтажных работ и 100% оплату доставки мебели на объект Заказчика , который оплачивает этот счет в течение 3 (Трех) банковских дней. Только после этого происходит отгрузка готовой продукции.
2.1.4. По окончании монтажных работ Заказчик оплачивает на месте оставшиеся 30% от суммы монтажа и подписывает Акт сдачи-приемки продукции и работы (Приложение 2 ) или мотивированный отказ от приемки продукции и работы.
2.2. Срок изготовления продукции 55 (Пятьдесят пять) рабочих дней с момента внесения предоплаты или с момента последнего замера на объекте Заказчика , в том случае, если замер наступил позже предоплаты и подписания Заказчиком и Исполнителем настоящего Договора и всех необходимых Приложений к нему.
3. Права и обязанности сторон
3.1. Заказчик лично или при посредничестве доверенного лица (доверенность должна быть написана от руки в произвольной форме с указанием номера Договора и предмета доверения) обязан:
3.1.1. Подписать необходимый пакет документов ( Приложений ), являющихся неотъемлемой частью настоящего Договора , перед проведением предоплаты:
– Спецификацию (Приложение 1 );
– Требования к размерам проемов под мебель (Приложение 3 );
– Правила обращения с продукцией (Приложение 4 );
– Требования к качеству изготовления продукции (Приложение 5 );
– Требования к подготовке помещения в целом, проемов и стен для установки продукции (Приложение 6 );
– Эскизы мебели (Приложение 7).
3.1.2. Оплатить продукцию согласно п. 1.2 настоящего Договора .
3.1.3. Осуществить проверку при приемке продукции по количеству, качеству и ассортименту согласно Спецификации , а по внешнему виду и наполнению согласно Эскизам и подписать Акт сдачи-приемки продукции и работы или мотивированный отказ от приемки продукции и работы..
3.1.4. Предъявить Исполнителю претензию в письменной форме, по обнаруженным при приемке или в процессе эксплуатации недостаткам переданной продукции, в течение 14 дней с момента подписания Акта сдачи-приемки продукции и работы .
3.1.5. Обеспечить подготовку проемов под установку мебели по размерам, в соответствии с Требованиями к размерам проемов под мебель (Приложение 3 ).
3.1.6. Обеспечить качество подготовки проемов и стен в соответствии с Требованиями к подготовке помещения в целом, проемов и стен для установки продукции (Приложение 6 ).
3.1.7. Присутствовать при проверке проемов и стен по п.п. 3.1.5 и 3.1.6 , а так же при возникновении любых спорных вопросов и неясных моментов во время монтажа мебели.
3.1.8. Обеспечить допуск на объект проведения работ монтажников и грузчиков, а так же готовность объекта к монтажу мебели.
3.2.1. Передать Заказчику продукцию надлежащего качества, в обусловленном настоящим Договором ассортименте.
3.2.2. Обеспечить отгрузку и монтаж продукции в полном объёме, согласно Спецификации и Эскизам мебели , которые являются неотъемлемой частью настоящего договора.
3.2.3. В случае изменения сроков отгрузки, Исполнитель обязан незамедлительно уведомить Заказчика о новых сроках отгрузки продукции, но не менее чем за 10 (Десять) рабочих дней.
3.2.4. По мере готовности продукции уведомить Заказчика или грузополучателя об отгрузке продукции в адрес Заказчика (или иного грузополучателя, указанного Заказчиком ).
3.3. В случае невыполнения обязательств, предусмотренных п.п. 3.1.3 , 3.1.4 Исполнитель вправе отказаться полностью или частично от удовлетворения требований Заказчика о передаче ему недостающего количества продукции, замене продукции, не соответствующей условиям настоящего Договора .
3.4. В случае невыполнения обязательств, предусмотренных п.п. 3.1.5 — 3.1.7 Исполнитель не несет ответственности за качество монтажа мебели или вправе отказаться полностью или частично от удовлетворения требований Заказчика о переделке продукции или ее замене.
3.5. В случае невыполнения обязательств по п. 3.1.8 Заказчик оплачивает Исполнителю «ложный вызов» в размере 3 (Три) тыс. рублей
3.6. Заказчик , которому передана продукция ненадлежащего качества или вида, вправе по своему выбору потребовать от Исполнителя :
– соразмерного уменьшения договорной цены;
– безвозмездного устранения недостатков продукции в разумный срок.
Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Современное делопроизводстве считает целесообразным использовать для составления соглашений такого рода электронной техники и хранить договор на электронном носителе. Это обусловлено наличием в документе табличной части, которую удобно заполнять посредством современных электронных технологий. Число граф, столбцов и линий зависит от требований к конкретной продукции.
Чаще всего в их числе значатся: • Полное наименование;• Порядковый номер передаваемого товара;• Единица измерения;• ГОСТ;• Общая стоимость с учетом и без учета НДС.• Цена 1 единицы. Если соглашение о спецификации выступает в качестве документа о согласовании стоимости товаров, то в нем необходимо указать полную раскладку формирования цен с учетом и без учета НДС.
В отдельных случаях договор спецификации может отображать расписание поставок на отдельный период или в целом на все время действия основного договора. Однако